ما معنى أتمتة الموارد البشرية وكيف تبدأ في التحول الرقمي؟

تعتبر أتمتة الموارد البشرية واحدة من أهم الخطوات التي قد تغير واقع العمل في إدارة الموارد البشرية بشكل كامل، بحيث يتم معها إعادة تعريف الأدوار والمهام التي يشغلها مسؤولين إدارة الموارد البشرية، وبالتالي تحتاج أي شركة من مرحلة التحضير والاستعداد للانتقال لهذه المرحلة.  في هذا المقال سنتطرق للوسائل التي يمكن من خلالها الانتقال للأتمتة في إدارة الموارد البشرية بشكل كامل، وأكثر من ذلك. 

ما هي أتمتة الموارد البشرية؟

تتمحور أتمتة إدارة الموارد البشرية حول استخدام التكنولوجيا لمعالجة المهام اليدوية الشاقة في الموارد البشرية. وهي تساعد في التخلص من أعباء عمليات الموارد البشرية المتكررة وتبسيط المهام كثيفة المستندات، دون التضحية بالجودة، ما يقلل بشكل كبير من الوقت الذي تستغرقه مهام عمليات الموارد البشرية التي يتم إنجازها يدويا.

لماذا أتمتة الموارد البشرية؟

تتجه المزيد والمزيد من الشركات إلى التحول الرقمي لتقليل الأخطاء وتوفير الوقت،وتحسين الربحية وزيادة الإنتاجية وتحسين الأداء… وهي المزايا التي شجعت على تطبيق أتمتة الموارد البشرية في الشركات أيضا. فوفقا لدراسة، يخطط 45٪ من صُنّاع القرار في الموارد البشرية للاستثمار في هذا الاتجاه لتحسين الكفاءة والسرعة والامتثال القانوني.

دعنا نلقي نظرة على بعض من أفضل الأمثلة عن فوائد أتمتة الموارد البشرية، والتي توضح كيف يمكنك زيادة كفاءة عملك باستخدام التحول الرقمي في الموارد البشرية:

أمن البيانات

أصبح تسريب البيانات هاجسا لأصحاب الأعمال، خصوصا بعد الضربات التي تلقتها الكثير من الشركات مؤخرا. تسمح أتمتة العمليات في قسم الموارد البشرية بإضفاء الطابع المادي على وثائق الموارد البشرية وأرشفتها في خزنة رقمية، وهذا مثالي تماما للمستندات الحساسة مثل: معلومات الموظفين وحساباتهم المصرفية، كشوف المرتبات وعقود العمل وما إلى ذلك.

من جهة أخرى تسمح أتمتة عمليات الموارد البشرية أيضا بـ:

• توفير المساحة ووقت الأرشفة
• تنظيم الوثائق المهمة رقميا
• إمكانية الوصول إلى المستندات بسهولة للمتابعة
• استيراد المستندات اللازمة

توفير التكاليف

كانت حلول إدارة الموارد البشرية في السابق مخصصة للهياكل الكبيرة لأن البرمجيات كانت باهظة الثمن وصعبة الإعداد، أما الآن فأصبح بالإمكان الوصول إليها وهي مناسبة لجميع أحجام الأعمال، وبأسعار تنافسية.

يُعتبر الاشتراك في نظام أتمتة مهام الموارد البشرية استثمارا حقيقيا يُمكن قطف ثماره بسرعة: تقليل العمل الإضافي، وزيادة إنتاجية الموارد البشرية والفرق القانونية والمالية، وتقليل التكاليف المتعلقة بالأخطاء والإشراف وعدم الامتثال القانوني (التعديلات، والتقاضي ، إلخ).

توفير الوقت والإنتاجية

يعد توفير الوقت الإضافة الرئيسية لأتمتة الموارد البشرية، إذ يضيع الكثير من الوقت كل شهر في ملء الجداول لمعالجة معلومات الموارد البشرية والإبلاغ عنها، ولسوء الحظ، يضيع المزيد من الوقت في جمع وتصنيف المستندات المختلفة ناهيك عن التبادلات المختلفة بين الإدارات لجمع والتحقق من صحة جميع العناصر. 

من خلال أتمتة الموارد البشرية، سيتخلص القسم من هاجس الوقت الضائع في التعامل مع الأعمال الورقية والمهام الإدارية، ومن خلال توفير الوقت، يمكن لموظفي الموارد البشرية التركيز على إجراءات أكثر أهمية، ما يزيد من إنتاجية القسم.

إدارة أكثر فعالية للموارد البشرية

توفّر برامج الموارد البشرية لوحات معلومات وبيانات وتقارير قابلة للتخصيص وفقًا لمؤشراتك، على سبيل المثال، يمكنك من خلال ميزة الإحصائيات التي يوفرها نظام جسر على لوحة معلومات خاصة أن تحصل على إحصائيات داخلية، تساعد أصحاب القرار والمدراء في اتخاذ قرارات ذكية وصائبة مبنية على أرقام ونسب داخلية دقيقة ومُحدثة دائما عن مسير الرواتب، والحضور والانصراف، والموظفين، إذ تُعبر الإحصائيات عن سير العمل وتكشف عن المشاكل التي تواجهها الشركة.

زيادة رضا موظفي الشركة

تسمح الأتمتة لأقسام الموارد البشرية بإعادة التركيز بدقة على الأشخاص، سياسة واستراتيجية الموارد البشرية، التوظيف، التدريب، إلخ. وهو ما يرفع من نسبة الرضا الوظيفي في الشركة ويؤثر بشكل إيجابي على النتائج العامة وأهداف الشركة، ويقلل معدل الدوران الذي يكلف ميزانية الشركة مبالغ ضخمة.

الامتثال للقانون 

تتوافق حلول إدارة الموارد البشرية المؤتمتة مع جميع القيود القانونية من أجل الامتثال لقانون العمل والقوانين المختلفة السارية، بما في ذلك أحدث التوجيهات في سوق العمل وغيرها،  وهذه الميزة تُعدّ أحد أهم الميزات التي يتمتّع بها نظام جسر الذي يتوافق مع نظام العمل السعودي.

تركيز أكبر، أخطاء أقل

تستخدم الكثير من فرق الموارد البشرية الطريقة التقليدية (اليدوية) لتنفيذ الكثير من المهام وإدخال البيانات مثل الحضور والانصراف، مسيرات الرواتب، بيانات الموظفين، وبسبب ضغوط العمل والمهام المتكررة، يُصبح الوقوع في الخطأ احتمالا أكبر، وقد يتسبب إصلاح هذه الأخطاء في هدر الوقت وتكاليف إضافية على الشركة، بينما تُسهّل أتمتة إدخال البيانات في الموارد البشرية المهام، وتقلل الأخطاء ما يوفر على الشركة الكثير من الجهد والوقت والتكاليف.

تحفيز الموظفين

يمكن أن يشعر الموظفون بالإحباط بسبب تكرار مهام صغيرة ومملة يوميا، وقد يقضي قادة الموارد البشرية ساعات طويلة يوميا في تنفيذ المهام ذاتها، ولكن بفضل أتمتة الموارد البشرية يمكن إزاحة العبء عن الموظفين والقادة، لكي يتمكنوا من التركيز على المهام الأكثر قيمة بشكل أفضل، وتنفيذ الاستراتيجيات، وهو ما يحفزهم أكثر لأن مهامهم تصبح ذات معنى وقيمة أكبر.

توجيه أكثر كفاءة

في أتمتة الموارد البشرية، يمكن تنظيم لوحات المعلومات والتقارير بسهولة وفقا لاحتياجات عملك، بفضل أدوات إعداد التقارير، سيكون لديك رؤية شاملة للإجراءات والمهام الجارية، مما يسهل إدارة العمليات المختلفة، وتضمن أتمتة عمليات الموارد البشرية أيضا مرونة عملية التحقق واتخاذ القرار للإدارة، فضلا عن التواصل الأفضل بين فرق العمل المختلفة.

أتمتة عمليات الموارد البشرية

أتمتة مسير الرواتب 

حسب الدراسات يقضي 26% من أصحاب الشركات الصغيرة الذين يقومون بكشوف الرواتب يدويا من ثلاث إلى خمس ساعات شهريا على مسيرات الرواتب بينما يقضى 40٪ من أصحاب الأعمال 80 ساعة أو أكثر سنويا على الضرائب ومسيرات الرواتب. ولذلك تعتبر أتمتة مسيرات الرواتب نقلة مهمة وكبيرة في عمل أي شركة من ناحية زيادة الانتاجية وتخفيف عبء العمل الشهري على المسؤولين في إدارة الموارد البشرية. 

أتمتة مسير الرواتب تساعد الشركات على:

• اختصار الوقت المقضي في الإعداد اليدوي الشهري 
• توقف هدر الموارد المالية التي يتم صرفها على أخطاء حساب العمل الإضافي ومسيرات الرواتب
• زيادة معدل رضا الموظفين عن مسيرات الرواتب ونزولها في موعدها المحدد دائما

أتمتة الحضور والانصراف 

إدارة الحضور والانصراف تحتاج الكثير من العمل اليدوي والمتابعة والتدقيق والتصحيح. فالاعتماد على أجهزة البصمة لا يكفي لضبط سجلات الحضور والانصراف وضمان تطبيق صحيح وعادل لسياساتها. 

أتمتة الحضور والانصراف تحل المشاكل التالية: 

• الاستغناء عن سجلات الحضور والانصراف اليدوية 
• توفير الوقت المقضي في مطابقة سجلات الحضور والانصراف للموظفين مع حسابات مسير الرواتب
• أتمتة الطلبات المتعلقة بالحضور والانصراف بشكل كامل والتي منها: طلبات تصحيح البصمة، طلبات احتساب العمل الإضافي، طلبات الاستئذان 
• اضافة خيارات متعددة لتسجيل البصمة (عن طريق التطبيق، عن طريق جهاز البصمة، السياج الجغرافي) 

أتمتة تقييم الأداء 

تقييم الأداء من المهام التي تحتاج بلا شك الكثير من العمل والترتيب والمتابعة، وتعتبر أحد المهام المُجْهدة بالنسبة لأي مدير أو مسؤول. لأن كل موظف يحتاج لمراجعة عمله، و تقييم أدائه واختبار قدراته، جعل من الأتمتة و تطور الإجراءات ووصولها إلى مهام تقييم الموظفين هذه المهمة أكثر فاعلية وأقل إجهاداً بالنسبة للمديرين المسؤولين عن تقييم الموظفين. 

إدارة تقييم الأداء  من جسر ستساعدك على: 

• إنجاز تقييمات الأداء في الوقت المحدد
• إمكانية تقييم عدد كبير من الموظفين في وقت أقل 
• ربط تقييمات الموظفين بملفات الموظفين وبياناتهم على النظام

أتمتة الطلبات 

طلبات الموظفين تمثل جزء كبير ومهم من عمل إدارة الموارد البشرية، ولذلك تعتبر أتمتتها ونقلها للرقمنة من أكثر الخطوات التي قد تحدث تحولا حقيقيا في إنتاجية الإدارة وفي رضا الموظفين عن الخدمات المقدمة لهم. جسر يرقمن لك كل الإجراءات المتعلقة بطلبات الموظفين سواء كانت:

• طلبات الخطابات الرسمية 
• طلبات تصحيح البصمات
• طلبات الإجازات 
• طلبات المدفوعات 
• طلبات العهد 
• طلبات رحلات العمل 

وغيرها من الطلبات التي يمكن تحديد المسؤول عن الموافقة عليها والمسؤول عن تنفيذها والمسؤول عن متابعتها من خلال سلاسل الموافقات التي يتم تحديدها وتعريفها بكل سهولة بحيث يظهر للمسؤول عن قبول الطلب من ضمن المهام التي عليه الموافقة عليها. ويتم تحديث الموظف بسير العمل على طلباته المُقَّدمة. 

ملف الموظفين الرقمي

يعتبر ملف الموظفين الرقمي ميزة مهمة لأي إدارة موارد بشرية لأنها تجعل المسؤولين يتجاوزون مشاكل الملفات التقليدية ومشاكل أرشفة وحفظ الملفات. حيث تواجه الإدارة التقليدية للملفات مشاكل كثيرة تبدأ من مخاطر ضياع  أو فقدان أو مخاطر الاطلاع غير المسموح به على المستندات والملفات. وفي أتمتة الموارد البشرية بالطبع يلعب ملف الموظف الرقمي دور كبير.

مميزات ملف الموظفين الرقمي من جسر: 

• الاحتفاظ بكل البيانات الشخصية للموظفين على قاعدة بيانات واحدة
• الوصول لكل بيانات الموظفين التي يحتاجها العمل من أي مكان
• تقارير عمل متكاملة حول أهم بيانات الموظفين وطلباتهم وتقييمات أدائهم وغيرها من البيانات المختلفة المطلوبة 

كيف تطبق أتمتة الموارد البشرية في شركتك؟

مع التطور السريع للتكنولوجيا، تنتشر أتمتة الموارد البشرية في الشركات تدريجيًا، وبالرغم من أن أتمتة المهام الإدارية المختلفة تساعد في توفير الوقت، والتخلص من عبء المهام المتكررة، إلا أن الكثيرين يترددون في رقمنة قسم الموارد البشرية باعتبارها خطوة كبيرة، إليك بعض النصائح لمساعدتك في أتمتة إدارة الموارد البشرية بطريقة سلسة:

• تأكد من أنك تختار البرنامج والتكنولوجيا المناسبين لاحتياجات عملك وعملياتك
• ابحث عن نظام الموارد البشرية  الذي سيساعدك على تصميم وتنفيذ أتمتة بسيطة وزيادة قدرة الموارد البشرية وإنتاجيتها
• حافظ على الأشخاص والتجربة البشرية كأولوية قصوى في بحثك عن الأتمتة، إذ تُمهّد التكنولوجيا الطريق لنا لمواصلة خدمة الأشخاص الذين هم قلب وروح المنشأة، سواء كانوا موظفين أو أعضاء فريق الموارد البشرية، ستحتاج لخلق تناغم بينهم وبين أدوات التكنولوجيا

وأخيرا، في بيئة الأعمال شديدة التنافسية اليوم، تحتاج إلى اكتساب أكبر قدر ممكن من الكفاءة لتكون قادرا على المنافسة، وأتمتة الموارد البشرية هي طريقة رائعة لعملك للعمل بشكل أسرع وأكثر ذكاء وخدمة موظفيك بشكل أفضل، أصبحت الاتجاه السائد لدى الشركات هو استخدام التكنولوجيا لمساعدة موظفيها على النجاح، وهذه هي المهمة الأساسية لأدوات أتمتة الموارد البشرية.

نساعد في جسر الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة في التحول الرقمي لعمليات الموارد البشرية، ما يسمح بتعزيز كفاءة قسم الموارد البشرية من خلال تحرير الموظفين من المهام اليدوية المملة، ليتفرغ موظفوك للمهام الأكثر قيمة. اكتشف كيف يمكن أن يساعد جسر -المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية- في تسريع عملية التحول الرقمي وأتمتة الموارد البشرية في شركتك.