دليل إدارة بيانات الموارد البشرية HR Data في برامج الموارد البشرية

بيانات الموارد البشرية المخزنة في الأنظمة السحابية والتي تتعلق بالموارد البشرية أو بالعملاء أو بالمبيعات مثلها مثل كل أنواع البيانات معرضة بشكل أو بآخر لسوء الاستخدام، للاطلاع غير المصرح به، و للاستغلال. ليس فقط من جهات خارجية وإنما من المستخدمين الداخليين أيضاً.  

وتعد برامج الموارد البشرية مخزناً لكل المعلومات الخاصة والعامة عن الموظفين حيث تحتوي على بياناتهم الشخصية، معلومات رواتبهم ومكافآتهم، تقييم أدائهم، وأكثر. ولكي تحافظ الشركات على بياناتها وبيانات الموظفين الحساسة من هذه المشاكل المنتشرة فإنها تحتاج إلى إدارة مُحكمة للأدوار والتصاريح التي تخول للموظفين أو تحد من صلاحياتهم حسب الحاجة.

في هذا المقال بعض التكنيكات التي تساعدك في الحفاظ على بياناتك المتعلقة بالموارد البشرية بأمان.

المسؤول عن بيانات الموارد البشرية

يعتبر المسؤول عن توزيع الصلاحيات والمسؤوليات فيما يتعلق ببرنامج الموارد البشرية والبيانات التي يحتويها النظام بكل تفاصيلها هو مدير الموارد البشرية، الذي عليه تحديد وتعريف أنواع الأدوار والصلاحيات التي يجب أن يمد بها كل فريق، ومستخدم للنظام. جزء من هذه المسؤولية تعتمد بشكل كبير على سياسات وإجراءات الشركة الداخلية وتوزيع المسؤوليات.

نقاط القوة لسياسة أدوار وصلاحيات الوصول إلى الـHR Data

الدقة في تحديد الأدوار

كلما كانت الدقة أكبر فيما يتعلق بالأدوار والمهام الموكلة لكل مستخدم لنظام الموارد البشرية كلما كانت قوة النظام أكبر، وكلما قلت إمكانية الاختراق والوصول غير المصرح به.

تقسيم الصلاحيات

بعد تحديد الأدوار والمهام يأتي تفويض ومنح الصلاحيات المتعلقة بكل دور من أدوار المستخدمين في النظام، وكلما كانت هذه الصلاحيات مجزأة ومفصلة أكثر بحسب حاجة كل مستخدم من بيانات الموارد البشرية كلما زاد مستوى الحماية الموفر للبيانات التي يخزنها النظام.

المراجعة المستمرة

المراجعة المستمرة لكل الأدوار والصلاحيات الممنوحة في نظام الHR مهم وضروري، لأن المستخدمين يتغيرون، وبعضهم يفقد بعض الصلاحيات بخروجه أو بتغيير موقعه أو لأسباب أخرى، لذلك من المهم مراجعة هذه الأدوار والصلاحيات بشكل دوري، وتحديد جدول محدد لهذه المراجعة.

مراحل تحديد صلاحيات الوصول إلى بيانات الموارد البشرية

1. جمع المعلومات

قبل تحديد الأدوار والصلاحيات في أي نظام تستخدمه لإدارة الموارد البشرية، يحتاج المسؤول يجمع المعلومات التي تخص عمل كل مستخدم، واحتياجاته، فمثلا مدير القسم ماذا يحتاج من صلاحيات؟ وماذا يحتاج عضو الفريق، المدير المباشر؟ وغيره. تحديد وجمع هذه المعلومات يساعد في كل الخطوات التالية ويجعل البناء دقيق وصحيح.

2. التخطيط

في هذه المرحلة وبعد جمع المعلومات يتم التخطيط للأدوار والصلاحيات الممنوحة لكل مستخدم. حيث تساعد هذه الخطوة في تحديد الاحتياجات والمتطلبات الرئيسية لتوزيع الأدوار والصلاحيات بما يخدم الأهداف الأساسية من استعمال النظام. وتفيد استشارة الموظفين والمسؤولين في هذا الجانب في فهم احتياجات العمل بالتحديد.

3. التحديد

تدعم بعض الأنظمة مثل جسر للموارد البشرية تعريف أدوار المستخدمين وصلاحياتهم مسبقاً ومن ثم إضافتهم إليها، وتحديد المستخدمين وصلاحياتهم المحددة بالضبط هي بداية الخطوات الأخيرة من هذه الإعدادات.

تعرف أكثر على نظام جسر للموارد البشرية بمشاهدة مقطع الفيديو التالي، ويمكنك بعدها طلب عرض توضيحي مجاني لتجرب النظام على موظفي شركتك.

4. المراجعة

تعتبر المراجعة خطوة مهمة وأساسية قبل اعتماد الإعدادت الخاصة بأدوار وصلاحيات الوصول إلى بيانات الموارد البشرية. وتعتبر هذه المراجعة مهمة جدا لأنها تكشف عن أي أخطاء أو صلاحيات غير مرغوب فيها من خلال النظام.

5. التعديل

يأتي في هذه المرحلة التعديل بناء على الملاحظات التي نتجت عن خطوة المراجعة، ويتم اعتماد وتعديل أي أخطاء أو صلاحيات أو أدوار غير صحيحة أو مستحقة.

6. الاعتماد والتطبيق

بعد الخمس خطوات السابقة، يأتي دور اعتماد وتطبيق التعديلات التي تم اعتمادها، وفي هذه المرحلة يجدر بالمسؤول مراقبة تنفيذ وتطبيق هذه الأدوار والصلاحيات بشكل صحيح.

أسئلة يجب أن تطرحها في مرحلة تحديد الأدوار والصلاحيات

• ماهي الأدوار الافتراضية  الممنوحة لكل دور في هذا النظام؟ 
• ما هي الصلاحيات الممنوحة لكل دور؟
• كم الفترة الدورية التي تتم فيها مراجعة الأداء؟
• من هو المسؤول عن مراجعة السياسات الخاصة بالأدوار والصلاحيات؟

إدارة أدوار وصلاحيات وصول المستخدمين إلى لوحة الـHR Data

أعط كل مستخدم مستوى الصلاحية الذي يحتاجه

من القواعد المهمة في إنشاء ومنح الأدوار والصلاحيات هي أن يحصل كل مستخدم على مستوى الصلاحيات الذي يتطلبه عمله فقط. لذلك ضبط الأدوار بحيث يحصل كل موظف بالضبط على القدر الذي يحتاجه دوره الموكل إليه. اعرف أكثر عن أهم ثلاثة تقارير للموارد البشرية.

حدد الأشخاص الذين يملكون صلاحيات إدارية في نظام الموارد البشرية

تحديد الأشخاص الذين يملكون تعديل الأدوار والصلاحيات الممنوحة مهم وضروري لأنه يؤثر بشكل كبير على أمان بيانات الموارد البشرية، لأنه قد يحصل شخص غير مؤهل على صلاحيات لا يستحقها من خلال آخرين لديهم صلاحيات إضافة وحذف المستخدمين أو إسناد الخصائص والصلاحيات.

حدد ما هي حاجة كل دور وبناء عليه أعط الصلاحيات  

تحديد الصلاحيات المرتبطة بكل دور بالتحديد وماذا يحتاج من صلاحيات مهم في إعطاء الصلاحيات الصحيحة للشخص الصحيح، والتأكد من عدم إعطاء صلاحيات أوسع من الحاجة لأي دور موجود.

راجع من فترة لأخرى الأدوار والصلاحيات الممنوحة

المراجعة الدورية خصوصاً بعد مغادرة الأشخاص الذي يملكون صلاحيات إدارة أو دخول مهم جدا ويزيد من مستوى الأمان. وتحديد فترة معينة (شهرية أو ربع أو حتى نصف سنوية) لمراجعة الأدوار والصلاحيات يعتبر من أهم خطوات الحفاظ باستمرارية على هذا المستوى. 

أخيرا، تكمن فعالية سياسة الوصول لبيانات الموارد البشرية في تحديد احتياجات كل دور في النظام ومنح الصلاحيات وفقًا لها، ولضمان استمرار الأمان وتجنب أي تهديدات محتملة ينبغي مراجعة الأدوار والصلاحيات دوريا، خاصة بعد مغادرة الأشخاص ذوي الصلاحيات الإدارية.