ينبغي أن تغطي سياسة الاستخدام المقبول لموارد تقنية المعلومات جميع الموضوعات الضرورية وأن تكون قابلة للتنفيذ ومتوافقة مع أهداف الشركة، لذلك اتبع هذه الخطوات من أجل كتابة منظمة:

1. حدد الغرض من وضع السياسة سواء كان حماية أصول الشركة أو توفير بيئة عمل منتجة أو الامتثال للقانون، مشيراً إليه في بداية السياسة.
2. تطرق إلى الأشخاص الذين تنطبق عليهم السياسة والأنظمة والأجهزة التي تغطيها السياسة.
3. اطلع على السياسات المناظرة التي وضعتها شركات تعمل في نفس القطاع، وراجع القوانين المنظمة ذات الصلة.
4. حدد الاستخدامات المقبولة وغير المقبولة وإرشادات استخدام الأنظمة والشبكات.
5. أكد على أهمية حماية المعلومات السرية وحدد عواقب انتهاك السياسة.
6. اذكر الوتيرة الزمنية لمراجعة السياسة وتحديثها وإجراء تغييرات عليها.

تدخل إجراءات تقنية المعلومات في العديد من جوانب العمل، على سبيل المثال، تصفح المواقع وتحميل البرامج واستخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء والموارد البشرية وبرامج المحاسبة، بالإضافة إلى تبادل ومشاركة المستندات والمعلومات ونشر المحتوى، والتواصل مع الآخرين عبر البريد الإلكتروني والرسائل الفورية وأدوات العمل الجماعي.

الاستخدام المقبول لتكنولوجيا المعلومات هو استخدام الحواسيب والشبكات وكافة موارد تقنية المعلومات بالطريقة التي تقرها الشركة، بما يضمن أمن هذه الأجهزة والأنظمة وسلامتها وتشغيلها بكفاءة، إلى جانب حماية الشركة من المخاطر القانونية والمالية.

غالباً ما يشير الاستخدام المقبول إلى استخدام موارد التقنية لأغراض العمل فقط في أداء مهامه والقيام بالأنشطة ذات الصلة بالشركة، وتمنح بعض الشركات مرونة في استخدام موارد تقنية المعلومات بشكل شخصي على أن يكون هذا الاستخدام محدوداً لا يستهلك الموارد بإفراط، كما أنه لا يعرقل العمل أو ينتهك سياسات واجراءات ادارة تقنية المعلومات​ الخاصة بالشركة.

تنطبق سياسة الاستخدام المقبول لموارد تقنية المعلومات على كل من لديه إمكانية الوصول واستخدام موارد تقنية المعلومات الخاصة بالشركة من حواسيب وأجهزة إلكترونية وشبكات وأنظمة عمل، بما في ذلك الموظفين والعاملين المؤقتين والمتدربين والاستشاريين والزوار وأي طرف ثالث.

يساعد فهم الهدف من استخدام تقنية المعلومات في العمل في وضع سياسة فعالة تحقق الهدف المطلوب من إدخال التقنية في العمل، تتمثل أبرز الأهداف من استخدام التقنية فيما يلي:

• الوصول للمعلومات بشكل سريع وسهل وبالتالي الإلمام المستمر بأحدث المعلومات والبقاء على اتصال في أي وقت.

• زيادة الكفاءة والإنتاجية وإنجاز المهام في وقت أقل من الذي يستغرقه العمل اليدوي.

• وسيلة ناجعة في تحليل البيانات والحصول على أفكار حول التوجهات الجديدة وعمليات التشغيل، وبالتالي اتخاذ قرارات أفضل.

1. تسهيل التعاون عبر أدوات مثل البريد الإلكتروني واجتماعات الفيديو ومواقع التواصل الاجتماعي، وتمكين العمل عن بعد.