منصة قوى: دليل شامل لتوثيق العقود وخدمات أصحاب الأعمال

بأكثر من 16 مليون مستخدم، وفوق 3 مليون منشأة، غير ملايين العقود الموثقة ورخص العمل وشهادات التوطين، أثبتت قوى بهالأرقام دورها كذراع رقمي لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية ومركز رئيسي لجميع خدمات منظومة العمل في القطاع الخاص بالمملكة.. لكن كصاحب عمل ايش اللي لازم تعرفه عن التسجيل في قوى بحيث ما تتأخر عن الالتزام بالضوابط الحكومية ولا تفوتك المزايا التنظيمية اللي توفرها منصة "قوى"؟

ما هي قوى وليش إلزامية؟

قوى هي منصة حكومية رقمية أطلقتها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية عام 2019 كجزء من رؤية 2030 لتحويل سوق العمل في القطاعين الخاص والحكومي إلى بيئة رقمية متكاملة وشفافة. كانت المنصة نتاج فهم إداري إن الرقمنة ما عادت رفاهية في سوق العمل أكثر القطاعات حيوية وفي ظل خطورة غياب التوثيق عن العلاقة اللي تربط بين المنشأة والموظفين.

وللقضاء على عشوائية الإجراءات والارتجال في إدارة العقود وعدم ترك مثل هذي العلاقة الحيوية لنوايا كل طرف، كان من الضروري أن تنظم المعاملات بين أصحاب الأعمال والموظفين في إطار محكم تفصيلي شفاف ورضائي يكفل حقوق كل طرف، وفي الوقت نفسه يكون مواكب للتحول الرقمي اللي صار في كل مناحي الحياة والاستغناء عن المعاملات الورقية، مع أهمية أن تكون قوى سهلة الاستخدام لجميع الأطراف.

وتحت شعار "منصتك الموحدة … لكل ما يخص سوق العمل" تقدم قوى البوابة الرقمية الموحدة والمعتمدة طيف واسع من الخدمات التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لكل من الأفراد والمنشآت، مقسمة كما يلي:

بوابة الأعمال 

هذي البوابة مخصّصة لصاحب العمل أو المسؤول بحيث تساعده في إدارة ملف المنشأة وكل ما يتعلق بالتوظيف، ومنها: العقود، والتأشيرات، ورخص العمل، ونقل العمالة، وتغيير المهن، هذا غير نطاقات وإدارة خطط التوطين والامتثال لمؤشرات برنامج نطاقات.

بوابة الأفراد 

توجه هذي البوابة العامل سواء كان سعودي أو مقيم إلى خدمات مثل:

• الاطلاع على "قوى" عقد العمل والموافقة/الرفض الإلكتروني.
• طلب نقل الخدمة / التنقل الوظيفي وفق ضوابط تحسين العلاقة التعاقدية.
• الاستعلام عن بيانات العمل، والمهنة، وحالة الرخصة/الإقامة.
• تقديم شكوى عمالية ومتابعتها.
• إنشاء وتحديث السيرة الذاتية والبحث عن وظائف.

الميزة العملية جداً في المنصة هي توفيرها إدارة متكاملة لبيانات ومستندات بيئة العمل، مثل:

• لوحة مخصصة للبيانات التفاعلية للشركة، تعرض جميع المعلومات الخاصة بها.
• إصدار لوائح العمل النموذجية والمخصصة واعتمادها.
• بيانات خطة التوطين بشكل تفاعلي سهل الفهم.
• تقارير شهرية عن الشركة.

أما عن الامتثال، فالامتثال لقوى ما هو باختيار المنشأة، بل واجب يستمد صفته الإلزامية من الآتي:

•  تشترط وزارة الموارد البشرية توثيق جميع عقود العمل إلكترونياً عبر "قوى"؛ ولا يُعترف بأي عقد عمل غير موثق رسمياً داخل المنصة لدى الجهات الحكومية أو المحاكم العمالية. 
• تتكامل "قوى" بشكل مباشر مع باقي المنظومة الرقمية للعمل، مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI)، منصة "مدد" لحماية الأجور، ومصلحة الجوازات. وعلى هذا الأساس كل إجراءات المنشأة (كإصدار أو تجديد الإقامات ورخص العمل) مرتبطة مباشرة بالامتثال عبر قوى. 
• وضعت الوزارة نسب التزام محددة لتوثيق عقد عمل جميع الشركات؛ وعدم الالتزام أو التأخير في التوثيق ممكن يعرّض المنشأة لغرامات مالية، أو تعليق الخدمات الحكومية المرتبطة بالمنشأة.

كيف توثق عقد عمل عبر قوى؟

الإلزام الحاسم لتوثيق عقود العمل ما جاء من فراغ، بل لأنه يحمي جميع الأطرف من فوضى لا تحمد عقباها، فيضمن تثبيت الأجر والمسمى الوظيفي وساعات العمل، وبالتالي يمثل صمام أمام من الكثير من الخلافات. غير كذا نظام حماية الأجور لا يعترف إلا بالعقود الموثقة في قوى، مو لحاله بل خدمات غيرها مثل تجديد الإقامة ونقل الكفالة. نتتبع فيما يلي الخطوات اللي تمر بها عملية توثيق عقد العمل:

1. التسجيل في المنصة

التسجيل في منصة قوى هو الخطوة الأولى في توثيق العقود، ولا يقصد بذلك صاحب العمل فقط، بل التسجيل أيضاً معني بالموظف نفسه، عشان كذا ينبغي التأكد من جاهزية كل من الطرفين قبل التوثيق الفعلي. فينشئ صاحب العمل حساب نشط له على قوى مع حصوله على صلاحية لإدارة العقود، أما الموظف فيجب عليه التسجيل في قسم "قوى أفراد".

2. الدخول إلى حساب صاحب العمل

بعد التسجيل في قوى كصاحب عمل، وانتقل إلى الخدمات الإلكترونية ثم اختر "إدارة وتوثيق العقود". اضغط على زر "إنشاء عقد جديد" ثم أضف معلومات الموظف بما في ذلك رقم الهوية \ الإقامة وتاريخ ميلاده.

3. تعبئة بيانات العقد

تحر الدقة في هذي الخطوة إلى حد بعيد، وأدخل بيانات عقد عمل الموظف بالتفصيل، بما في ذلك:

• المسمى الوظيفي وفق التصنيف المهني السعودي.
• مدة العقد سواء محدد المدة أو غير محدد.
• فترة التجربة على ألا تتجاوز 90 يوم، مع إمكانية  تمديدها إلى 180 يوم بشرط موافقة خطية من الموظف.
• المزايا المالية اللي يحصل عليها الموظف مثل الراتب الأساسي، وبدل السكن، وبدل النقل .. إلخ.
•  الإجازات.

4. إرسال العقد إلى الموظف

قبل أن ينتهي دورك في عملية توثيق عقد العمل، راجع البيانات جيداً، بعدها اضغط على "إرسال العقد" لكي تصل للموظف رسالة نصية تبلغه بوجود عرض وظيفي. هنا يجي دور الموظف، بعد التسجيل في قوى  كحساب "قوى أفراد"، ينتقل إلى "قسم العقود الوظيفية"، لكي يقرأ بنود العقد بعناية ويفهم تفاصيله جيداً.

أمام الموظف ثلاث خيارات، إما "قبول" وبالتالي يصبح العقد موثق على الفور، أو الخيار الآخر "رفض" ويذكر أسباب رفضه، أو "طلب تعديل". من هنا تأتي أهمية أن يتطابق العقد الإلكتروني اللي أنشأه صاحب العمل مع الاتفاق الشفهي أو العقد الورقي السابق مع الموظف، وبكذا عدم تعطيل التوثيق في مراجعات وتعديلات. 

الخلاصة أنه بعد اتفاق الطرفين على قبول عقد العمل سواء فوراً أو بعد تعديله، يتحول العقد إلى عقد موثق رسمي لدى قوى ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وتترتب عليه جميع الآثار القانونية.

5. المراجعة الدورية

هذي الخطوة ليست إلزامية لكن ينصح بها، الهدف منها مراجعة حالة العقد بشكل دوري على منصة قوى للتأكد من أنه ساري المفعول ويطابق واقع العمل الفعلي.

كيف تسجل شركتك على قوى؟

التسجيل في قوى جداً بسيط وفوري، يرتبط آلياً بنظام (أبشر). فقط اتبع هذي الخطوات:

1. في صفحة (qiwa.sa)، اضغط على زر تسجيل الدخول في أعلى الصفحة، وبعدها اختر "إنشاء حساب جديد".
2. اكتب رقم الهوية الوطنية (للمواطنين) أو رقم الإقامة (للمقيمين)، وحدد تاريخ الميلاد (هجري للمواطنين / ميلادي للمقيمين)، ثم اضغط على "تأكيد بياناتي".
3. سيصلك رمز تحقق مؤقت (OTP) عبر رسالة نصية إلى رقم الجوال المسجل والمربوط بمركز المعلومات الوطني (أبشر)، عشان كذا تأكد أن رقم الجوال المُستخدم نشط ومربوط بنفس رقم الهوية في منصة "أبشر". بعدها أدخل الرمز في الخانة المخصصة.
4. اكتب البريد الإلكتروني الخاص بك، وأضف كلمة مرور لتكون هي كلمة مرور حساب قوى.
5. سيصلك تأكيد على البريد الإلكتروني، أكتب الرمز في الخانة المخصصة لتفعيل الحساب.
6. الحين اكتمل إنشاء الحساب، بعد التسجيل في قوى، اختر نوع الحساب المطلوب:

• حساب منشأة: لأصحاب الأعمال ومدراء الموارد البشرية لإدارة ملفات المنشأة، ورخص العمل، والالتزام بنسب التوطين.
• حساب أفراد: لمتابعة عقودك العمالية الحالية، وعروض العمل، ونقل الخدمات.

أهم خدمات قوى لأصحاب الأعمال

تقدم قوي للمنشآت ما يزيد عن 13 خدمة تعالج كل واحدة أحد جوانب منظومة العمل، سواء العقود أو رخص العمل أو نقل العمالة أو التأشيرات، هذا غير لوائح العمل والسعودة والتدريب. اخترنا مجموعة من أبرز خدمات قوى لأصحاب الأعمال لنستعرضها معا:

توثيق وإدارة عقود العمل إلكترونياً

تتيح خدمة قوى عقد العمل رفع وتوثيق عقود جميع الموظفين (سعوديين وغير سعوديين) بشكل إلكتروني كامل سواء الجدد منهم أو الحاليين، تتيح أيضاً تحديث عقود الموظفين الحالية، مثل تعديل الأجور، أو البدلات، أو المسميات الوظيفية.

إصدار وتجديد رخص العمل

يقدر صاحب العمل من خلال قوى مراجعة قوائم العمالة للتحقق من التواريخ المتبقية لنهاية صلاحية الرخص، ثم إصدارها أو تجديدها إلكترونياً لمدة تراوح بين 3 أشهر وحتى سنة. تتميز هذى الخدمة بأنها تحسب المقابل المالي ورسوم الرخصة تلقائياً، الشئ اللي يحمي المنشأة من الوقوع في مخالفات تشغيل العمالة دون رخص سارية.

متابعة مؤشر الامتثال ونسب التوطين

يحتوى حساب المنشأة في قوي على لوحة تحكم تفاعلية تُحدث بياناتها باستمرار لمتابعة أداء المنشأة في برنامج "نطاقات"، بنظرة واحدة فقط على اللوحة يقدر صاحب العمل متابعة أثر عمليات التوظيف أو الاستقالات على نطاق الشركة، ما يساعد الشركة أثناء اتخاذ قرارات التوظيف كي تحافظ على وجودها بالنطاق الأخضر.

إدارة نقل العامل 

تتيح هذي الخدمة الموافقة على طلبات النقل الواردة إلى الشركة من شركات أخرى بطريقة إلكترونية سلسة دون الحاجة للمعاملات الورقية، تتيح بنفس الوقت تنفيذ إجراءات نقل خدمة الموظف المقيم من المنشأة إلى منشأة أخرى أو فيما يعرف "طلبات نقل العمالة المغادرة"، تضمن الخدمة التحقق من عدم وجود رخص عمل منتهية أو مخالفات على المنشأة المستقطبة قبل إتمام النقل.

إصدار التأشيرات المهنية الفورية

التقديم على تأشيرات عمل مهنية فورية وتأكيدها يتم خلال دقائق فقط عبر هذي الخدمة، ما يضمن تلبية احتياجات مشاريع الشركة بشكل سريع ومباشر لاستقدام العمالة من خارج المملكة.

تعديل وتغيير المهن

مع ترقية موظف أو إعادة هيكلة إدارة تتغير مهام العمل الفعلية والمؤهلات اللي يحملها، لذلك تفدر المنشأة تقدم طلب تعديل مسمى وظيفي ليواكب التغييرات الجديدة وفق الدليل الموحد للمهن في المملكة.

إصدار شهادة السعودة

شهادة السعودة هي شهادة إلكترونية رسمية تثبت التزام المنشأة بنسب التوطين المحددة نظامياً وفق نشاطها وحجمها، في نفس الوقت هي شرط أساسي في إتمام الكثير من الإجراءات لدى الجهات الرسمية والبنوك.

صياغة واعتماد لائحة العمل الداخلية

توفر هذي الخدمة لائحة نموذجية موحدة يمكن لصاحب العمل إنشائها لتصبح لائحة العمل الخاصة بالمنشأة، تتيح بنفس الوقت رفع لائحة مخصصة تلائم طبيعة النشاط بحيث تعالج جوانب مثل فترات العمل، والإجازات، ومكافآت ونظام الجزاءات. في كلتا الحالتين يتم اعتماد هذي اللائحة مع التأكد من توافقها مع نظام العمل السعودي.

إدارة الصلاحيات والمستخدمين

تتميز هذي الخدمة بالمرونة الكبيرة اللي توفرها للشركات، فتعطيها تحكم كامل في حساب المنشأة لإضافة أو تعديل صلاحيات المدراء ومسؤولي الموارد البشرية، وتوزيع الصلاحيات عليهم مثل منع أو منح الوصول لخدمات نقل العمالة أو التوثيق وغيرها.

إدارة التدريب 

هذي الأداة هي أداة للإفصاح عن بيانات تدريب الموظفين اللي تلتزم المنشأة اللي يزيد عدد موظفيها عن 50 موظف بالإفصاح عنها، تشمل البيانات عدد المتدربين، وعدد الساعات التدريبية، وأنواع الأنشطة التدريبية، وفئات المتدربين سواء كانوا موظفين أو طلاب أو خريجين أو باحثين عن عمل، مع تقديم تقرير دوري عن تنفيذ الخطط التدريبية ميزانيتها المخصصة. 

الهدف هو نشر الخطط التدريبية بشكل شفاف، ورقمنة قطاع التدريب بحيث يمكن قياس أثره بدقة على سوق العمل.

كيف تربط قوى بالتأمينات ومدد؟

ما في خطوة ربط يدوي بين منصة قوى وكل من المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI)، ومنصة مدد (Mudad)، لكن الربط بينهم هو ربط آلى مباشر لأن جميع المنصات تعمل تحت مظلة البنية التحتية الحكومية الموحدة.

وهذا معناه إن الربط يحدث تلقائي اعتماداً على بيانات المنشأة مثل الرقم الوطني الموحد، ويستمر الربط الرقمي في العمل، فمبجرد توثيق عقد العمل في قوى، تستخلص التأمينات بيانات العقد وتضيفها لحساب الموظف عندها، أما "مدد" فتتابع الالتزام بدفع الأجور الفعلية وحمايتها طبقا لما هو في العقد الموثق.

في الأخير، منصة قوى ما عادت أداة رقمية للامتثال للأنظمة الحكومية، بل صارت طريقة عملية توفر عليك المعاملات الورقية والتكامل والربط بين أكثر من نظام حكومي، التسجيل في قوى يجعلك قادر تدير  عقد العمل للموظفين والتأشيرات ولائحة الشركة من مكان واحد، وما في شك إن كل دقيقة توفرها في الأعمال الروتينية التقليدية هي استثمار في تنظيم منشأتك ومرونة كادرها البشري.