يعني مفهوم تخطيط القوى العاملة عملية المقارنة بين العمالة الحالية في الشركة وبين العمالة المطلوبة، بناء على تحليل القوى العاملة الحالية والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية، وتكمن أهمية تخطيط القوى العاملة في سد الفجوة بين الحاضر والمستقبل، بحيث تستطيع الشركة مواصلة تحقيق أهدافها واستراتيجياتها.

الهدف النهائي من تخطيط القوى العاملة هو تعيين العدد المناسب من الموظفين ذوي المهارات المناسبة في الأدوار المناسبة وفي الوقت المناسب وبالتكلفة المناسب ووفقاً لعقد مناسب، بحيث لا تتحمل الشركة أعباء أكبر من حاجتها ولا أقل، كما يجب أن يجري التخطيط للقوى العاملة بوتيرة منتظمة -كما تنص سياسة تخطيط القوى العاملة- لكي يكشف عن العقبات أو الأهداف غير الواقعية التي تجعل من تحقيق استراتيجية الشركة أمراً غير ممكن، ويسعى إلى التخلص من تلك العقبات.

توجد مجموعة من القيود الداخلية والخارجية التي تمثل شروطاً على عملية تخطيط القوى العاملة، لذلك ينبغي وضعها في الاعتبار، من أهم هذه الشروط:

• العوامل الخارجية: مثل التطور التقني (كالذكاء الاصطناعي) والظروف الاقتصادية (ركود وبطالة، طلب مرتفع على الكفاءات).
• الاتجاهات الاجتماعية والثقافية والصناعية: مثل مستوى مشاركة المرأة والحرص على الموازنة بين العمل والحياة، بالإضافة إلى اتجاهات العمل عن بعد والعمل المرن، وخدمة العملاء على مدار 24 ساعة.
• التغيرات النظامية: من أبرز هذه التغيرات برنامج السعودة، الذي ألزم باستيفاء نسب توطين محددة في القوى العاملة.
• مرحلة النمو: على سبيل المثال تحتاج الشركات الناشئة إلى سد فوري لاحتياجاتها من العمالة، بينما تركز الشركات المخضرمة على جذب الكفاءات القيادية والمتخصصة.

المبادئ الخمسة لتخطيط القوى العاملة التي ينبغي أن تتم عملية التخطيط في إطارها هي:

1. تحديد العدد المناسب من الموظفين: دون زيادة أو نقصان عن الاحتياجات والفجوات.
2. اختيار المهارات المناسبة: التي يجب أن يمتلكها الموظفون الجدد من أجل أداء جيد ودور ناجح.
3. الهيكل التنظيمي المناسب: يمثل الهيكل التنظيمي أساس العمليات وتكامل الأدوار الوظيفية معاً.
4. المكان المناسب: اختيار مكان خطأ للموظف الجديد يعني تعطيل فعاليته وعدم الاستفادة من قدراته وإمكاناته بالكامل.
5. التكلفة المناسبة: ينبغي أن يُحدد أجر الموظف بناء على معايير موضوعية تراعي ظروف العمل والجهد المطلوب بالإضافة إلى ميزانية الشركة.

تخطيط القوي العاملة هو سلسلة من الخطوات التي تتكرر بانتظام كما يلي:

1. فهم الهيكل الحالي للشركة وبيئة العمل: هل توجد خطط لزيادة الإنتاجية وتغيير الهيكل التنظيمي أو إدخال تقنية جديدة أو تحديثها؟
2. تحليل القوى العاملة: دراسة مهارات وقدرات وخبرات الموظفين الحاليين ومستوى الشعور بالرضا، والاختلافات الديموغرافية بينهم وفروق العقود.
3. تحديد احتياجات القوى العاملة في المستقبل: التنبؤ بالمهارات والقدرات المطلوبة في المستقبل.
4. تحديد الفجوات في المهارات والمعرفة: تحتاج الوظائف المستقبلية إلى مهارات جديدة ووعياً رقمياً، يمكن سده إما بتعيين موظفين جدد أو تطوير الموظفين الحاليين.
5. وضع خطة عمل: الهدف منها توضيح كيفية سد فجوات المهارات ومسارات العمل المحددة لحين بلوغ الهدف المطلوب من سد الفجوات.

فيما يلي أفضل ممارسات تخطيط الخلافة التي ينبغي اتباعها من أجل إحلال وظيفي ناجح:

• ابدأ التخطيط مبكراً قبل وقت كاف من الحاجة إليها واجعلها عملية منتظمة وليست عابرة.
• ضع خطة رسمية لتخطيط الخلافة تتضمن توثيقاً لمعايير اختيار المرشحين ومسارات التطوير اللازمة لتأهيلهم.
• حدد المناصب الحرجة التي تمثل دعامة العمل والمهارات والخبرات المطلوب امتلاكها لشغل هذه المناصب.
• قيم الموظفين الحاليين لتحديد المرشحين لشغل مناصب قيادية مع مراعاة أدائهم وإمكاناتهم وطموحاتهم.
• استثمر في التطوير المهني للمرشحين للخلافة سواء عبر التدريبات أو ورش العمل أو المصادر التعليمية.