سياسة الباب المفتوح للتواصل​

فيما يلي مجموعة من الطرق العملية التي تعد أمثلة لتبني سياسة الباب المفتوح للتواصل في شركتك:

• تخصيص يوم ثابت من أيام الأسبوع للتواصل مع الموظفين بانفتاح، بحيث لا يتأثر الوقت المخصص للعمل سلباً بالانقطاعات المتكررة بسبب قدوم الموظفين إلى مكتبك أو مراسلتك في أي وقت.

• التفويض إلى المديرين المسئولين إذا كنت المدير التنفيذي وعدد الموظفين كبيراً، وبالتالي من الصعب مقابلة كل موظف، في هذه الحال فوض المديرين بعقد جلسات استماع منتظمة مع المرؤوسين المباشرين، ثم اجتمع مع المديرين لوضع خطة عمل إذا اقتضت الحاجة لعلاج مشاكل الموظفين .

• تحديد الموضوعات المناسبة لتكون محوراً للتواصل، مثل مهام العمل وشرح سياسات الشركة والاطلاع على الأفكار الجديدة، بعيداً عن الثرثرة والنميمة والقيل والقال.

ينبغي أن تكون سياسة التواصل المفتوح واضحة وعملية بما يكفي لكي يسهل فهمها وتطبيقها، لذلك اتبع الإرشادات الآتية عن كتابتها:

1. اطلب آراء الموظفين بشأن احتياجاتهم في التواصل، من حيث من يريدون التواصل معه؟ وما الموضوعات التي يرغبون في الحديث عنها؟ ثم فصل السياسة بحيث تراعي هذه الاحتياجات.
2. ارسم حدوداً وقواعد للتواصل من حيث ما هو مناسب وما هو غير مناسب في الموضوعات وقنوات التواصل وأوقاته.
3. تطرق إلى كيفية حل النزاعات والمسائل المعقدة التي لا تحتاج إلى استماع فقط، بل إلى تصعيد وتحقيق يحل الموضوع من جذوره.

كتابة سياسة الباب المفتوح للتواصل وحدها لا تكفي، بل يجب مراعاة ما يلي عند التطبيق:

• درب المديرين على الاستماع النشط وكيفية تقديم ملاحظات بناءة للموظفين ومعالجة الموضوعات الحساسة أو الصعبة.

• خصص قنوات تواصل سهلة ليتمكن الموظف من الحديث مع المدير، سواء بتخصيص أوقات لمقابلة المدير في مكتبه أو بتحديد الوسائل الرقمية المناسبة للتواصل.

• احرص على إحاطة حديث الموظف بالسرية الواجبة وبلغ الموظف بذلك، ما لم يستدعي الأمر تصعيداً للتحقيق أو إشراك الغير في المتابعة.

• دل الموظف على المسار الذي يمكنه سلوكه في حال لم تحل مشكلته جيداً، مثل اللجوء إلى المستويات الإدارية الأعلى.