سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف
السفر هو أحد أكبر نفقات العمل التي يمكن السيطرة عليها، لذلك فإن أفضل طريقة للتحكم به هي وضع سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف بحيث تكون عصرية وتوازن بين ميزانية الشركة ومصالح العمل. تشرح السياسة الإجراءات السليمة لترتيب رحلات العمل، وكيفية إدارة النفقات، والتكاليف المغطاة ومن المسؤول عن الموافقة على الرحلات، وتناقش الحالات الخاصة مثل السفر البعيد واصطحاب الأسرة.
المنشئ
نايف العوبثاني
|
مستشار الموارد البشرية
كتبه خبراء متخصصون مرن سهل التخصيص متوافق مع القوانين السعوديةشارك الحاسبة مع زميل عمل
ما الذي تتضمنه سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف؟ Drag
تتضمن سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف القواعد والإجراءات المتعلقة بنفقات السفر لأغراض العمل سواء كان داخل المملكة أو خارجها، موضحة أنواع الانتداب ومدته، ثم تحدد الأطراف المطلوب موافقتها على الرحلات، تبعاً لنوع كل رحلة (داخلية \خارجية).
تناقش السياسة أيضاً طرق التنقل المختلفة مثل السفر بسيارة الشركة أو بالسيارة الخاصة للموظف أو السفر بالطائرة، وحالات استحقاق المسافر الحصول على بدل تنقل أو تعويض المصاريف التي دفعها.
ومنعاً للالتباس وسوء الفهم، تحدد السياسة مسافة التنقل بالكيلومترات التي تحول مهام العمل إلى انتداب رسمي، كما توضح ما الذي تعنيه الرحلات البعيدة والمزايا الإضافية المخصصة لها، بالإضافة إلى النهج الذي يتحدد بناء عليه درجة تذكرة الطيران سواء درجة رجال الأعمال أو الدرجة السياحية.
تشير السياسة كذلك إلى التغطية التأمينية ونطاق الرحلات الذي تشمله، كما تتناول مسائل مثل سلفة السفر وتوقيت صرفها وتسويتها، وفي حال ندب وفد من الموظفين، ما معيار تأمين وسيلة التنقل، بالإضافة إلى أحقية صرف بدل التنقل من عدمه.
سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف- جدول المحتويات
1. الهدف
2. النطاق
3. تصنيف الانتداب
4. متطلبات الموافقة
5. غرض المهمة
6. تقرير الرحلة
7. نقل المعرفة
8. استخدام المركبة الخاصة
9. استخدام سيارة الشركة
10. مهام قريبة
11. السفر خارج أوقات العمل
12. شرط المبيت
13. حالات التنويم
14. التغطيات البديلة
15. صرف نقدي للتذاكر
16. أيام إضافية للرحلات البعيدة
17. فرق الانتداب
18. درجة السفر
19. السلفة المالية
20. مرافقة الأسرة
21. مرونة التذاكر
22. تأمين السفر
23. الالتزام
لماذا تحتاج إلى سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف؟
إطار تنظيمي لرحلات العمل بدءاً من الموافقة وحتى ما بعد العودة.
تمكين المساءلة وتسهيل تتبع الإنفاق وإعداد التقارير المالية.
ترشيد النفقات وضمان عدم تفويت الفرص المهمة بسبب عجز الميزانية.
الحد من الارتباك ومتاعب السفر وسوء الفهم وتسهيل دفع الموظفين لنفقات السفر واستردادها.
كيف تستخدم النموذج؟
حمل النموذج واقرأه جيداً.
أضف اسم الشركة والشعار وخصص بنود السياسة لتتوافق مع مستوى المرونة الممنوح للموظفين.
اشرك الموظفين الذين يسافرون بانتظام في الصياغة، ثم أضف السياسة إلى دليل الموظفين.
اعرض سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف على خبير موارد بشرية\ قانوني لضمان امتثالها للقوانين.
الأسئلة الشائعة
ما درجة المرونة والاستقلالية المقبولة في سياسة رحلات العمل؟
لا توجد درجة مرونة قياسية تناسب كل الشركات، بل ينبغي أن تنعكس درجة المرونة السائدة في ثقافة الشركة بوضوح في سياسة رحلات العمل، وتتحدد أيضاً وفقاً لقدرة الشركة على تحمل المخاطر، فمثلاً من بين المسائل التي ينبغي التطرق إليها، هل يحجز الموظف بنفسه تذكرة الطائرة أم تقوم الشركة بذلك نيابة عنه؟ هل يمكن للموظف الجمع بين السفر الرسمي والسفر لأسباب شخصية؟ هل يتاح للموظف اصطحاب الأسرة معه أثناء السفر؟ وإذا كانت الإجابة نعم، فما ضوابط ذلك؟
بالإضافة إلى ما سبق يتعين التفكير في مستوى الصرامة في تطبيق السياسة، فمثلاً هل جميع الرحلات تشترط موافقة مسبقة، أم توجد بعض الرحلات التي يُكتفي فيها بإشعار المدير؟
ما هو نظام رحلات العمل؟
نظام رحلات العمل هو نظام رقمي يساعد في إدارة وتنظيم جميع رحلات العمل للموظفين من مكان واحد، إذ يخزن طلبات الرحلات التي يقدمها الموظفين، بحيث يسهل فحصها والرد عليها، كما يمكن الموظفين من إضافة جميع التفاصيل ذات الصلة في الطلب، مثل سبب السفر ووسيلة النقل ..إلخ، ويتيح لهم بسهولة حجز تذاكر السفر في النطاق الذي تحدده سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف الخاصة بالشركة.
يتضمن نظام رحلات العمل أيضاً مثل جسر، أدوات مساعدة مثل منصات حجز الرحلات، طرق الدفع الذكية، بالإضافة إلى ربط مباشر مع الحسابات المصرفية للموظفين بحيث تستطيع للشركة تحويل تعويض المصاريف إلى حساب الموظف مباشرة.
ما مثال على رحلات العمل؟
رحلة العمل هي أي رحلة يقوم بها الموظف لغرض متعلق بالعمل، ومن بين أمثلتها:
- حضور اجتماعات ومؤتمرات في مدن وبلدان أخرى بهدف التواصل أو نقل المعارف أو التعاون.
- زيارات العملاء لتوطيد العلاقات وإبرام الصفقات الكبيرة أو تقديم خدمة الدعم في موقع العميل نفسه.
- زيارة المعارض التجارية والأحداث لكي تعرض الشركة منتجاتها أو تتعرف على السوق بعمق أو تتواصل مع شركاء جدد.
- حضور لقاءات وإجراء اجتماعات مع زملاء العمل في الفروع المحلية والدولية أو من يعملون عن بعد.
- القيام بزيارات أو أعمال ميدانية خاصة في مجالات، مثل البناء والتصنيع التي تستدعي الانتقال إلى مواقع المشاريع.
ما هي خطة رحلة العمل؟
خطة رحلة العمل هي وثيقة تتضمن جميع التفاصيل ذات الصلة برحلة سفر الموظف لغرض العمل، توضع بحيث تتوافق مع سياسات الشركة والميزانية المخصصة لرحلات العمل، وراعي تحقيق التوازن بين تمكين الموظفين من تحقيق الأهداف المطلوبة من الرحلة بنجاح، مع الحفاظ على سلامة المسافر ومراعاة راحته.
يحتاج وضع خطة رحلة عمل ناجحة الاطلاع على الاتجاهات الحديثة في رحلات سفر الموظفين، بالإضافة إلى دراسة متطلبات السفر إلى وجهات معينة، فضلا عن البحث عن أفضل سعر لتذاكر السفر وحجز الإقامة.
ما هي المبادئ الأربعة لإدارة نفقات رحلات العمل؟
إدارة نفقات رحلات العمل بطريقة رشيدة تتأسس على مبادئ أربعة أساسية، هي كالتالي:
- اقتصادية التكلفة والبحث عن خيارات موفرة وأسعار في المتناول.
- الامتثال لسياسات الشركة ولوائح الصناعة وأي متطلبات قانونية ذات صلة.
- ضمان راحة الموظف في تجربة السفر وتوفير الدعم المطلوب له وتيسير دفع المصاريف.
- تتبع جميع رحلات العمل من مرحلة الموافقة إلى مرحلة الدفع.