يشير مفهوم حماية البيانات إلى حراسة المعلومات الرقمية والورقية من الوصول غير المصرح به، أو الاستخدام أو الإفصاح أو التعطيل أو التعديل أو الإتلاف، وينطوي على تقنيات مختلفة لضمان سرية البيانات وسلامتها وسهولة الوصول إليها.

تأخذ هذه التقنيات أشكالاً مثل تشفير البيانات إلى تنسيق لا يمكن قرائته إلا باستخدام مفتاح معين، أو تطبيق قيود على من يمكنه الوصول إلى بيانات معينة، بالإضافة إلى مراقبة الوصول للبيانات واستخدامها للتنبؤ بالخروقات الأمنية المحتملة والتصدي لها.

على الرغم من أن حماية البيانات الطائلة التي تحتفظ بها الشركة تبدو مهمة صعبة، إلا أن التخطيط والتنفيذ الدقيق يكفل إتمامها نجاح، فيما يلي بعض أفضل وسائل حماية البيانات:

1. وضع سياسة خصوصية وحماية البيانات كتابتها بأسلوب واضح وموجز وتسهيل الوصول إليها من قبل الموظفين.
2. تنفيذ التدابير السيبرانية لحماية البيانات من الوصول غير المصرح به أو الفقدان والتلف وتطويرها باستمرار.
3. استخدام التقنية السحابية في تخزين البيانات نظراً لأمانها العالي وسهولة ضبط صلاحيات الوصول إليها.
4. حذف البيانات الزائدة عن الحاجة أو غير الضرورية والإبقاء على البيانات التي تحتاجها فقط.

من الأمثلة التي توضح كيفية حماية خصوصية البيانات تطبيق نظام التحكم في الوصول إلى الملفات على أساس الدور الوظيفي، وذلك لتقييد وصول الموظفين لبيانات العملاء إلا بناء على مسؤولياتهم الوظيفية.

يعني ذلك أن الموظف المصرح له والذي يحتاج الوصول إلى بيانات محددة لأداء مهام عمله هو فقط من يستطيع الاطلاع على البيانات أو تعديلها أو استخدامها. من أبرز الأمثلة، ممثل خدمة العملاء الذي يتاح له الاطلاع على بيانات الاتصال الخاصة بالعميل وتاريخه الشرائي، بينما لا يستطيع الاطلاع على بيانات الدفع الخاصة به.

توجد 4 مبادئ أساسية تحكم أي عملية للحفاظ على خصوصية البيانات، هذه المبادئ هي:

• الشفافية: تعالج البيانات الشخصية بطريقة شفافة، بحيث يتضح نوع البيانات التي تجمعها وسبب ذلك.

• التقليل إلى الحد الأدني: تجمع البيانات لأغراض محددة وصريحة وقانونية، وتقتصر على ما هو ضروري فقط لتنفيذ الغرض.

• النزاهة والسرية: يجب ضمان أمن البيانات من الوصول غير المصرح أو التلف أو التدمير باتخاذ التدابير اللازمة.

• قيود التخزين: يجب حذف البيانات الشخصية بعد انتهاء السبب الذي استدعى جمعها وتخزينها، وانقضاء الفترة التي تحددها الشركة.

تحمل حماية قاعدة البيانات أهمية بالغة لأي منشأة، وذلك للأسباب الآتية:

• الامتثال القانوني لنظام العمل السعودي ولائحته التنفيذية وضوابط الهيئة الوطنية للأمن السيبراني.

• ضمان استمرارية العمل وتقليل اضطرابات التشغيل بسبب الخروقات أو الهجمات الإلكترونية.

• تقليل الخسائر المالية التي تتكبدها الشركة من الغرامات ومصاريف الاسترداد فضلاً عن الإضرار بمكانة الشركة في السوق.

• الحفاظ على ثقة العملاء وولائهم والبقاء في مستوى التوقعات بأخذ خصوصية بياناتهم على محمل الجد.

• الحفاظ على مركز تنافسي أفضل في ظل حماية الأسرار التجارية وحقوق الملكية الفكرية وغيرها من المعلومات القيمة.