تشرح هذه الضوابط باختصار كيفية استخدام وسائل التواصل الاجتماعي بالنسبة للموظفين بشكل بناء:

الحرص على سرية معلومات مثل خطط المنتجات الجديدة وصور النماذج الأولى، ومحاضر اجتماعات تطوير المنتجات.

حماية خصوصية العملاء الذين لا يوافقون على الظهور في مواقع التواصل الاجتماعي.

يتم تغيير كلمات المرور في حال انتهت خدمة أحد موظفي فريق التسويق على مواقع التواصل الاجتماعي.

إحالة شكاوى العملاء واستفسارات وسائل الإعلام للمختصين في الشركة مثل قسم خدمة العملاء والعلاقات العامة.

يحظر نشر محتوى يعلق على المنافسين أو ذي صلة بشكاوى العملاء وانتقاد الإدارة.

ممنوع استخدام تطبيقات التواصل الاجتماعي خلال ساعات العمل، كما يمنع إنشاء حساب شخصي باستخدام عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالشركة.

على من ينشر معلومات مغلوطة أو تقع منه مخالفة بسيطة لهذه القواعد المسارعة بالاعتذار وتعديل المحتوى.

لا يمكن لصاحب العمل منع الموظف من استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، رغم ذلك فإن وجود سياسة وسائل التواصل الاجتماعي وسرية المعلومات وإبلاغ الموظف بها، سيعزز الوضع القانوني لصاحب العمل في حال أساء استخدام مواقع التواصل الاجتماعي على نحو يضر بمصالح الشركة، إذ تلزم السياسة الموظف بالحفاظ على سرية المعلومات وعدم نشر محتوى مسئ.

من أمثلة تدابير السرية التي تتخذها الشركة للحفاظ على خصوصية معلوماتها ما يلي:

تشفير المعلومات الإلكترونية وحماية قواعد البيانات.

مطالبة الموظفين بالتوقيع على اتفاقيات عدم المنافسة و / أو عدم الإفصاح (NDAs).

طلب إذن كتابي من إدارة الشركة للسماح للموظف بالوصول إلى معلومات سرية معينة.

اتفاقية السرية وعدم الإفصاح هي عقد قانوني يحمي المعلومات السرية للشركات، ويلزم الموظفين بعدم مشاركتها أو نشرها أثناء وبعد العمل. تشمل هذه المعلومات أسرار العمل، البيانات المالية، وحقوق الملكية الفكرية، وغيرها من البيانات الحساسة، وتبرز أهمية هذه الاتفاقية في حماية سمعة الشركة ومصالحها، ومنع النزاعات القانونية، مما يضمن استمرارية الأعمال. تُبرم الاتفاقية في حالات التوظيف التي تتطلب الوصول لمعلومات حساسة، المشاريع التعاونية، والتحقيقات الداخلية، وينظم القانون السعودي هذه الاتفاقيات بصرامة لحماية مصالح الشركات.

يعني سوء استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، قيام الموظف بأي من هذه التصرفات:

الإفراط في مشاركة معلومات عن الشركة أو في تكرار المحتوى.

عدم الموازنة بين المحتوى الدعائي والمحتوى المسلي أو التثقيفي.

اتخاذ موقف سلبي لا يحترم العملاء أثناء الرد عليهم.

نشر صور أو فيديوهات مسيئة.

الإفراط في استخدام الهاشتاق وبدون حاجة لها.

الاعتماد على الأتمتة بشكل كامل ما يفقد المحتوى روح وشخصية العلامة التجارية.

إهمال تعليقات واقتراحات المتابعين والعامة.