نموذج متابعة سيارات الشركة هو مستند يتضمن متابعة لحالة كل سيارة من سيارات الشركة والمواعيد الدورية للصيانة وتكاليفها، تستخدمة الشركات كأداة لتنظيم وإدارة جميع البيانات الخاصة بسيارات الشركة في ملف واحد، ما يساعد في اتخاذ القرارات الصائبة بشأن أسطول السيارات، ويحسن كفاءة التشغيل ويقلل من الأعطال المفاجئة.

يتضمن نموذج متابعة سيارات الشركة بيانات أساسية عن كل سيارة، مثل رقم السيارة ونوعها، تاريخ الشراء وموعد الصيانة الدورية، بالإضافة إلى تكاليف الصيانة والحالة الحالية للسيارة.

وفقاً لنموذج سياسة استخدام سيارات الشركة، يتعين على الموظف عند وقوع حادث الإبلاغ الفوري عنه، بالإضافة إلى ما سبق يتعين عليه الإدلاء بكافة المعلومات المطلوبة لكتابة تقرير عن الحادث بالتفصيل، وفي حال وجود شهود عيان ينبغي تقديم المعلومات الخاصة بهم، ثم تسجيل الأضرار المادية التي وقعت للسيارة، وأي إصابات حدثت.

قد يستدعي الأمر التقاط صور أو تسجيل فيديو لموقع الحادث والأضرار بحيث تمثل توثيقاً لما جرى بالضبط، فضلاً عما سبق، ينبغي أن يبدي تعاوناً في حال حدث تحقيق في الحادث من قبل الشركة أو جهة أخرى وتقديم أي إيضاحات أو معلومات ضرورية.

استخدام الموظف سيارة الشركة لأغراض شخصية هو إجراء متعارف عليه، إلا أنه مشروط بالحصول على موافقة خطية على ذلك، فنظراً لأن السماح بالاستخدام الشخصي للسيارة يعد مسؤولية على الشركة نفسها، تقنن الشركات استخدام سياراتها لأغراض شخصية، وتتيحه فقط كامتياز من الامتيازات الوظيفية، بينما تجرم بعض أشكاله قطعياً مثل تأجير السيارة لتحقيق مكاسب مالية.

لا، يسمح للموظف الذي يستوفي معايير معينة فقط التأهل لاستخدام سيارة الشركة، من بين هذه المعايير امتلاكه رخصة قيادة سعودية سيارة قبل استلام السيارة، بالإضافة إلى اجتيازه اختبارات السلامة والقيادة المعتمدة من المرور بنجاح، وكإجراء من إجراءات المتابعة، يجب أن يحصل الموظف على تقييم جيد في المراجعة الدورية التي تجريها الشركة لسلوكياته في القيادة وكفاءة استخدام الوقود ومستوى الاعتناء بالسيارة.

يستدعي الحفاظ على سلامة الموظف إرشاده لضرورة الحصول على راحة في حال القيادة لفترات طويلة، على سبيل المثال ينصح أن يتوقف السائق عن القيادة بعد مضي 5 ساعات متواصلة، على ألا تقل فترة الاستراحة عن نصف ساعة، وبالنسبة لمجمل عدد الساعات المسموح به للقيادة يومياً، يجب ألا يقود السائق لأكثر من 7 أو 8 ساعات في اليوم الواحد.