كيف ساعد جسر سجام الطبية على إدارة مواردها البشرية بكفاءة مع توسعها؟

التحديات قبل جسر

مع تعدد الفروع وزيادة عدد الموظفين، واجهت سجام الطبية عدة تحديات في إدارة عمليات الموارد البشرية، أبرزها:

• الحاجة إلى ربط الفروع المختلفة بالإدارة المركزية ضمن نظام موحد.
• صعوبة الوصول السريع إلى البيانات والتقارير التشغيلية اللازمة للإدارة.
• الحاجة إلى بناء سياسات وإجراءات واضحة تدعم النمو والتوسع.
• بطء التواصل بين الموظفين والإدارات المختلفة قبل التحول الرقمي.
• الحاجة إلى تحسين تجربة الموظف وتسريع دورة الموافقات على الطلبات.
• محدودية الربط بين إدارات الموارد البشرية والمالية للحصول على المعلومات بشكل فوري ودقيق.

الحل مع جسر

1. التحول الرقمي: سابقًا الاعتماد على ملفات ورقية وفايلات يدوية كان يستهلك وقتًا وجهدًا. مع جسر جميع العمليات أصبحت رقمية، سهلة الوصول، وسريعة التنفيذ، ما أدى إلى تقليل الأخطاء، تسريع الإجراءات، وتحقيق تجربة سلسة للموظفين.
2. إدارة الطلبات: في السابق كانت المعاملات بين الفروع (خصوصًا فروع الرياض) كانت تتم عبر البريد أو الإيميل، مما يسبب تأخيرًا أو ضياع بعض المراسلات. بعد الانضمام لجسر أصبح كل موظف يعرف صلاحياته بدقة، ويمكنه تنفيذ الطلبات إلكترونيًا بدون انتظار. الآن يمكن طلب تعريف أو إجازة مباشرة من النظام، ويتم إنجازها فورًا.
3. مسير الرواتب: كانت عملية الرواتب تمر بعدة إدارات (الموارد البشرية والمالية والتشغيل) مما يسبب تأخيرًا في الإجراءات. كانت دورة إغلاق الشهر تبدأ يوم 20، وتنتهي من الموارد البشرية يوم 27، ثم تنتقل للمالية، ما يؤدي أحيانًا لتأخر صرف الرواتب حتى يوم 30 أو حتى يوم 1 من الشهر الجديد. بعد تطبيق السيستم: أصبحت الإجراءات أسرع، والرواتب تُصرف في وقتها.

النتائج

خلال 6 أشهر من تطبيق جسر، حققت سجام الطبية تحسنًا ملموسًا في عدد من عملياتها:

1. 100% تحسنًا في التواصل بين الموظفين والإدارة: انتقل التواصل من الاعتماد على قنوات متعددة وإجراءات تقليدية إلى تواصل مباشر وفعال عبر الخدمة الذاتية ومن نظام واحد.
2. 80% تحسنًا في الوصول إلى التقارير: أصبح الوصول إلى التقارير أسرع، بعد أن كان يعتمد على إجراءات متفاوتة حسب نوع الطلب، ليتم الحصول عليها في الغالب خلال يوم عمل.
3. 70% تحسنًا في إدارة الحضور والانصراف: ساهم التحول الرقمي في تقليل الاعتماد على الإجراءات اليدوية والوقت الإداري المستهلك في إدارة الحضور والانصراف.