كيف طوّر مصنع شذى التحميص تجربة الموظفين ووفّر 85% من وقت الموارد البشرية؟

التحديات قبل جسر

في قطاع القهوة والأغذية السعودي، إدارة الموارد البشرية ليست مهمة إدارية عادية، حيث يواجه مدراء الموارد البشرية تحديات خاصة، مثل ارتفاع معدل دوران الموظفين، وتحديث قوانين عمل باستمرار والامتثال لأنظمة كثيرة تعمل ضمنها منشآت القطاع، وصعوبة إدارة فريق عمل متنوع بين دوام كامل وجزئي وموسمي.

التحديات التي واجهتها مجموعة شذى التحميص كانت على ثلاث مستويات:

1. «كنا نعتمد على أدوات تقليدية لتتبع الحضور»، تقول أ. ميمونة الخلف، مديرة الموارد البشرية في مجموعة شذى التحميص. «وكل خطأ في الحضور كان ينعكس مباشرة على الرواتب، ومن ثم على ثقة الموظفين بالمنظومة الإدارية كلها»، حيث كانت آلية التتبع غير دقيقة بما يكفي، ما خلق فجوة شفافية بين الموظف والإدارة، وأحيانًا شكاوى داخلية حول العدالة والخصومات.
2. مع توسّع أعمال المجموعة وزيادة عدد الموظفين، بدأ الضغط يتصاعد. إعداد مسيّر الرواتب الشهري وحده كان يستهلك وقتًا وجهدًا كبيرين، حيث كانت عملية يدوية معرّضة للأخطاء، أحيانًا تؤدي لتأخير صرف الرواتب أو تعديلات لاحقة تُربك الجميع.
3. إلى جانب ذلك، الإجازات تُتابع يدويًا، وطلبات الموظفين تمر بقنوات غير واضحة، وسجلات الأداء غير مركزية. في شركة تعمل بين مصنع ومحلات وتوزيع، حيث بعض الموظفين في الإنتاج والبعض في التجزئة، هذا التشتت لم يكن مجرد خلل إداري، بل كان يخلق فجوة بين الموظفين والإدارة.

الحل مع جسر

عرفت ميمونة وفريقها أن الاستمرار بنفس الطرق التقليدية لم يعد خيارًا. مع نمو الفريق وتعدد مواقع العمل، احتاجوا نظام موارد بشرية يفهم احتياجات السوق السعودي، ووجدوا ذلك في جسر.

1. أتمتة الحضور والإجازات.. من فوضى الورق إلى التتبع الذكي في قطاع القهوة، الورديات ليست 9 إلى 5. هناك من يعمل في المصنع صباحًا ومن يعمل في المحل مساءً. الطرق التقليدية لتسجيل الحضور لم تكن تستوعب هذا التنوع. مع جسر، أصبح تتبع الحضور لحظيًا ودقيقًا بغض النظر عن موقع العمل أو نوع الوردية، مع ميزات تسجيل الحضور والانصراف بالبصمة وتحديد الموقع الجغرافي. طلبات الإجازات تُقدَّم وتُعتمد إلكترونيًا. لا ورق، لا نسيان، لا اعتذار عن تأخر.
2. مسيّر رواتب سهل ودقيق.. في كل مرة جسر يربط الحضور والإجازات مباشرة بمسيّر الرواتب، كل ساعة عمل، كل إجازة، كل غياب يدخل في احتساب الراتب تلقائيًا. صارت عملية إعداد كشوفات الرواتب سهلة ودقيقة، وصرفها في موعده مع سهولة التواصل والمتابعة بين فريقيّ المالية والموارد البشرية. في قطاع يعاني أصلاً من معدل دوران وظيفي عالٍ، تأخّر الراتب أو خطأ في الاحتساب يكفي لخسارة موظف.
3. لوحة تحكم مركزية.. نظرة شاملة في ثوانٍ بدل التنقل بين ملفات وأنظمة مختلفة، أصبحت كل بيانات الموظفين متاحة في مكان واحد: الطلبات، والسجلات، والتقارير، ومؤشرات الأداء، وصار يُتخذ أي قرار إداري —من ترقية إلى إنهاء فترة تجربة— بناءً على بيانات واضحة ومحدّثة، وهذا خفّف العبء عن فريق الموارد البشرية ووفّر وقت كبير.
4. شفافية غيّرت علاقة الموظف بالإدارة جسر لا يخدم فقط الإدارة بل يخدم الموظفين كذلك. من خلال تطبيق الجوال للخدمة الذاتية، صار بإمكان كل موظف متابعة بياناته، وتقارير حضوره، وطلباته بنفسه. هذه الشفافية غيّرت ديناميكية العلاقة بين الموظف والإدارة بالكامل. تقول أ. ميموونة «اطّلاع الموظف على تقاريره في التطبيق قلّل نسبة الشكاوى وشعور الظلم من الإدارة، وعزز تحمّله لمسؤولية نتائج عمله بنسبة 100%».
5. دعم فني.. فريق رهيب معك من البداية، وفي أي وقت الانتقال من نظام إلى نظام رقمي كامل ليس سهلاً على أي فريق. لكن فريق الدعم في جسر كان حاضرًا منذ اللحظة الأولى، سواء في جمع البيانات وتسهيل الانتقال، والإجابة على جميع أسئلتنا، والتخصيص حسب احتياجات الشركة. تقول أ. ميمونة: «أصف تجربة الدعم بكلمة واحدة: «رهيييببة وما قد شفتها عند أي منافس».

النتائج

• تقليل وقت المهام الروتينية 75% بعد أتمتة 90% من عمليات الموارد البشرية، والوقت اللي تم توفيره ذهب لمهام الموارد البشرية الإستراتيجية مثل تطوير بيئة العمل واستقطاب الكفاءات.
• رواتب دقيقة وامتثال 100% مع تكامل جميع مكونات الراتب ومسيّر الرواتب مما أزال الأخطاء البشرية بالإضافة إلى الربط مع المنصات الحكومية مثل مقيم والتأمينات الاجتماعية ونظام حماية الأجور.
• انخفاض شكاوى الموظفين 100% بفضل تسهيل جسر التواصل واطّلاع كل موظف على تقاريره من تطبيق الجوال.. ما عاد تواجه سؤال «ليش صار خصم عليّ؟». الموظف صار يتحمّل مسؤولية نتائجه.
• تحسّن في رضا الموظفين، فأهم ميزتين للنظام الشفافية والوضوح في الإجراءات قد بنيا ثقة عالية بين الإدارة والفريق، وفي قطاع يعاني من الدوران العالي، هذا الرضا يترجم مباشرة إلى استقرار بيئة العمل.