كيف تخلّصت «شاهقة العقارية» من فوضى 4 أنظمة في منصة واحدة؟

التحديات قبل جسر

قبل استخدام نظام جسر، كانت شركة الشاهقة تعتمد على نظام ERP تقليدي لإدارة بعض العمليات، إلى جانب أدوات منفصلة للرواتب، وحلول إضافية للحضور، ومتابعة يدوية لمنصات حكومية مثل مقيم والتأمينات.

هذا التعدد أدى إلى:

• تشتت البيانات بين أنظمة متعددة
• إعداد يدوي للرواتب عبر ملفات Excel
• متابعة دورية للإقامات والاشتراكات بدون تنبيهات تلقائية
• صعوبة تطبيق حلول حضور مناسبة للمشاريع الميدانية

يوضح مدير الموارد البشرية لدى شركة شاهقة العقارية: «البرامج السابقة كانت مرهقة جدًا… مثلاً تجبرك تسحب ملف إكسل وتحسب راتبه وكم عنده خصم». كانت عملية الرواتب تعتمد على تجميع بيانات من عدة مصادر، ما يزيد احتمالية الخطأ ويستهلك وقت الفريق شهريًا.

هذا النقص في الربط والتكامل كان له أثر مباشر على أداء الفريق، خصوصًا في الجوانب المتعلقة بالامتثال لنظام العمل السعودي، والمتابعة الدقيقة لسجلات الموظفين، والإجراءات الداخلية، أما متابعة الإقامات فكانت تتطلب استخراج تقارير يدوية ومراجعة مستمرة، ما يعرض الشركة لمخاطر التأخير أو الغرامات. كما أن أجهزة البصمة لم تكن عملية في مواقع المشاريع الخارجية والميدانية.

يصف مدير الموارد البشرية في شاهقة العقارية هذه الصعوبات: «الموظف طبيعي ينسى مع كثر البرامج والأنظمة».

الحل مع جسر

اعتماد نظام جسر قدّم حلاََ متكاملاََ لمعالجة جميع التحديات السابقة في منصة واحدة، لم تكن تجربة شاهقة مع جسر تجربة تركيب نظام فقط، بل رحلة انتقال من التشغيل المجزأ إلى الإدارة المتكاملة.

1. الربط الحكومي الشامل أكثر شيء أثّر في عمل شركة شاهقة مع جسر قدرة النظام على تسهيل التكامل مع الجهات الحكومية، وتحديدًا منصة «مقيم» و«التأمينات الاجتماعية»، هذا الربط أصبح جزء أساسي من إستراتيجية الامتثال في الشركة، حيث ساعد على تقليص الجهد اليدوي، وتقليل نسبة الأخطاء، وتفادي التأخير اللي يكلّف الشركة غرامات كبيرة سنويًا أو تعطيل الإجراءات والمشاريع. أحد التحديات اللي كانت تواجه الفريق سابقًا الاعتماد على المتابعة اليدوية لوضع الموظفين أصحاب الإقامات، فكان يستلزم استخراج تقارير يدوية، وتدقيق دوري لحالة كلّ موظف، أما مع جسر صار الربط لحظي والتنبيهات تلقائية لكل شيء له علاقة بالمتابعة مع منصة مقيم. يؤكد مدير الموارد البشرية: «يفيدنا جسر كثيرًا في التكامل مع مقيم.. ما يحتاج تدخل وتسحب تقرير تشوف الإقامات المنتهية في كل مرّة.. التنبيهات فورية وبالنا مرتاح من هذي الناحية». مكّن هذا الربط فريق شاهقة العقارية من التخطيط واتخاذ إجراءات بصورة مبكرة عند اقتراب انتهاء إقامة أي موظف، واتخاذ الإجراءات اللازمة دون انتظار تدخل يدوي أو مراجعة شهرية، وتجنبنا الغرامات، وتضمن الآن جاهزية كل المستندات الرسمية على طول. وفّر جسر أيضًا سهولة وأمان لرفع بيانات الموظفين وتحديثها تلقائيًا في منصة «التأمينات الاجتماعية» صارت إدارة الاشتراكات أسهل، وصار بالإمكان متابعة حالة كل موظف ومطابقة بياناته دون الحاجة للدخول على بوابات خارجية بشكل متكرر. هذا الربط المتكامل وفر وقت كثير على فريق الموارد البشرية وصار عنده ثقة بأن النظام يعمل بانسجام تام مع البيئة التشريعية والتنظيمية في المملكة.
2. مسيرات الرواتب.. إدارة دقيقة بضغطة زر قبل، كانت دورة الرواتب تمر بعدة مراحل غير مترابطة: تجميع بيانات الحضور، ثم مراجعة الغياب، واحتساب الخصومات، ثم نقل الأرقام إلى ملف خارجي للتدقيق. ببساطة تعتمد على تدخل بشري في كل خطوة. أي تعديل أو استثناء كان يعني العودة للملف، وإعادة الحساب، والتأكد من التطابق قبل الاعتماد النهائي. مع جسر أتمتة العملية بالكامل.. صارت أسهل وأدق؛ بيانات الحضور والغياب، والإجازات، والبدلات والمستحقات كلها مترابطة داخل النظام، دون الحاجة لأي عمل يدوي أو نقل بيانات بين الأنظمة المختلفة. يوضح مدير الموارد البشرية: «البيرول مريحنا وسهل علينا كثير، الداتا كلها في مكان واحد، قدامك، والرواتب بضغطة زر ترسلها. هذا الشي قبل كنا نشيل همه طول الشهر». لم يعد مسؤول الرواتب بحاجة إلى الانتقال بين ملفات أو الرجوع إلى الأقسام الأخرى للحصول على بيانات مساندة، فالنظام يقدّم صورة شاملة، ووصول ومباشر، يمكن التواصل بسهولة مع الإدارة المالية أو اعتماده للدفع.
3. الحضور والانصراف طبيعة عمل شركة شاهقة تتضمّن مشاريع خارج المكتب الرئيسي، والاعتماد على أجهزة بصمة ثابتة لم يكن عمليًا في كل موقع، سواء من ناحية التكلفة أو التنظيم. كان التحدي هو وجود وسيلة حضور دقيقة، قابلة للمتابعة، وبدون تعقيد لوجستي. جسر وفّر الحضور عبر الجوال مع تحديد الموقع الجغرافي، ما أتاح للموظفين تسجيل حضورهم من مواقع المشاريع مباشرة، مع ظهور البيانات لحظيًا في النظام. يقول مدير الموارد البشرية بالشركة: « كل موظف يبصم من جواله يظهر عندي مباشرة، ما تحتاج جهاز البصمة». خفّف هذا الحل الحاجة لأجهزة إضافية، وأعطى فريق الموارد البشرية رؤية واضحة للحضور دون متابعة يدوية أو اتصالات متكررة.
4. إدارة الطلبات الداخلية والتقارير قبل جسر، كانت طلبات الموظفين والتقارير الإدارية تتوزع بين قنوات مختلفة، ما يجعل التتبع والموافقة تمر بعملية صعبة وبطيئة تتطلب مراجعة أكثر من مصدر لتتم. مع جسر أصبحت كل الطلبات في مكان واحد سهلة التقديم والتتبع مع إمكانية أتمتة سلسلة الموافقات حسب احتياجات الشركة؛ مما وفّر للإدارة الوقت وجهد المتابعة اليدوية وتعزيز الشفافية وتجنب الإحراجات مع الموظفين والمدراء.
5. الدعم الفني ومجتمع جسر بالإضافة إلى الجانب التشغيلي، أشار مدير الموارد البشرية إلى أهمية الدعم الفني وسرعة الاستجابة، إضافة إلى مجتمع جسر اللي تبنيه وجلسات «مجلس جسر» اللي تجمع العملاء لتبادل الخبرات العملية في الموارد البشرية. «الدعم الفني ما يقصرون… ومجالس جسر تضيف لنا من تجارب غيرنا». هذا الجانب عزّز الثقة بأن النظام ليس مجرد تقنية، بل مجتمع سعودي وبيئة عمل مدعومة باستمرار.

النتائج

يرى مدير الموارد البشرية أن نظام جسر أحدث فرق حقيقي في العمل داخل الشركة، على مستوى الكفاءة والتنظيم في إدارة الموارد البشرية.

• تقليل وقت إدارة الرواتب والحضور: صارت عملية إعداد الرواتب وتتبع الحضور تتم بسلاسة ومن خلال خطوات واضحة داخل النظام، دون الحاجة للرجوع إلى أدوات خارجية.
• تحكم دقيق في البيانات بدون حاجة للأنظمة المساعدة: تم توحيد مصدر البيانات في منصة واحدة، مما سهّل الوصول إلى المعلومات واتخاذ القرارات بسرعة وثقة.
• تقارير جاهزة تغني عن الحساب اليدوي: يمكن استخراج تقارير شاملة في ثوانٍ، دون الحاجة لأي عمليات حسابية إضافية، مما قلل من الأخطاء وزاد من سرعة الإنجاز.
• تنبيهات تقلل من الأخطاء وتفادي الغرامات: التنبيهات التلقائية ساعدت الفريق في متابعة المهام الحساسة مثل انتهاء الإقامات أو الاشتراكات، مما رفع مستوى الامتثال وقلل المخاطر.
• تحسين تجربة الموظف من خلال تطبيق الخدمة الذاتية للموظفين: أصبح الموظفون قادرين على تنفيذ طلباتهم ومتابعة بياناتهم من خلال واجهة واحدة بسيطة وسهلة الاستخدام، مما زاد من تفاعلهم ورضاهم.