كيف قلّصت بترو آب وقت معالجة طلبات الموظفين بنسبة 67% مع جسر؟

التحديات قبل جسر

مع الاعتماد على الإجراءات التقليدية وتعدد مصادر البيانات وقنوات التواصل، واجهت بترو آب عددًا من التحديات التي أثرت على كفاءة عمليات الموارد البشرية، منها:

• تشتت بيانات الموظفين: كانت بيانات الموظفين موزعة بين أقسام الموارد البشرية والمالية، مما صعّب الوصول إلى المعلومات واتخاذ القرارات بسرعة، وزاد احتمالية الأخطاء وتأخر العمليات.
• تعدد قنوات استقبال طلبات الموظفين: كانت طلبات الموظفين تصل عبر البريد الإلكتروني وواتساب والاتصالات، مما جعل تنظيم الطلبات ومتابعتها أكثر صعوبة، وزاد الوقت اللازم لمعالجتها.
• إعداد جداول الدوام بشكل يدوي: كان إعداد ومشاركة جداول الدوام يتم عبر طرق تقليدية، دون وجود نظام مركزي يسهّل تنظيم الجداول ومشاركتها مع الموظفين.
• الاعتماد على الإدخالات اليدوية في الرواتب: تطلبت عملية إعداد الرواتب إدخالات ومراجعات يدوية متعددة، مما زاد من الجهد المطلوب ورفع احتمالية الأخطاء وتأخر عملية الصرف.

الحلول مع جسر

اعتمدت بترو آب مجموعة من حلول جسر لتوحيد عمليات الموارد البشرية وتقليل الاعتماد على الإجراءات اليدوية.

• إدارة ملفات الموظفين

1. توحيد بيانات الموظفين في مكان واحد.
2. تسهيل الوصول إلى البيانات وتحديثها بشكل مستمر.
3. تقليل تشتت المعلومات بين الأقسام المختلفة.
4. تعزيز دقة البيانات وسهولة متابعتها.

• الخدمة الذاتية للموظفين

1. توحيد طلبات الموظفين في منصة واحدة.
2. الاستغناء عن تعدد قنوات استقبال الطلبات مثل البريد الإلكتروني وواتساب.
3. تمكين الموظفين من تقديم طلباتهم مباشرة عبر النظام.
4. تسهيل متابعة حالة الطلبات وتسريع معالجتها.

• إدارة الحضور والاجازات

1. تنظيم إعداد وإدارة جداول الدوام من مكان واحد.
2. تسريع إعداد ونشر الجداول للموظفين.

• إدارة الرواتب

1. تقليل الإدخالات اليدوية المرتبطة بمعالجة الرواتب.
2. تحسين كفاءة وسرعة معالجة وصرف الرواتب.

• إدارة عمليات التوظيف

1. تنظيم استقبال طلبات التوظيف من خلال نظام موحّد.
2. تسهيل متابعة المرشحين والشواغر الوظيفية.
3. تقليص الوقت اللازم لإغلاق الشواغر.
4. تحسين كفاءة عمليات التوظيف والمتابعة.

النتائج

خلال 6 أشهر من استخدام جسر، حققت بترو آب تحسنًا ملموسًا في كفاءة عمليات الموارد البشرية:

• 67% تقليلًا في وقت معالجة طلبات الموظفين، حيث انخفض الوقت من 3 أيام إلى يوم واحد خلال 6 أشهر.
• 95% نسبة اعتماد على الخدمة الذاتية، بعد أن كان الاعتماد على النظام جزئيًا قبل جسر، وذلك خلال 6 أشهر.
• 50% تقليلًا في وقت معالجة الرواتب، حيث انخفضت مدة المعالجة من 10 أيام إلى 5 أيام خلال 6 أشهر.
• 67% تقليلًا في وقت إعداد جداول الحضور والانصراف، حيث انخفض الوقت من 3 أيام إلى يوم واحد خلال 6 أشهر.
• 22% تقليلًا في مدة التوظيف، حيث انخفض الوقت اللازم لإغلاق الشاغر الوظيفي من 45 يومًا إلى 35 يومًا خلال 6 أشهر.