كيف ساعد نظام جسر مجموعة نيولاين على اختصار رحلة الرواتب من أسبوع كامل إلى يوم واحد؟

التحديات قبل جسر

قبل استخدام جسر، كان قسم الموارد البشرية في مجموعة نيولاين يعتمد بشكل كبير على العمليات اليدوية وجداول بيانات إكسل، مما أدى إلى عدد من التحديات التشغيلية، أبرزها:

• العملية التي تستغرق وقتًا طويلاً لإعداد كشوف الرواتب ومراجعتها والموافقة عليها.
• الاعتماد على ملفات إكسل وجداول البيانات اليدوية لإدارة بيانات الموظفين والحضور والإجازات.
• حاجة الموظفين إلى زيارة قسم الموارد البشرية شخصياً للحصول على الخدمات والطلبات اليومية.
• زيادة الأعباء الإدارية على فريق الموارد البشرية بسبب المهام التشغيلية المتكررة.
• صعوبة توحيد البيانات وضمان دقتها عبر أنظمة الحضور والإجازات والرواتب.
• ارتفاع احتمالية حدوث أخطاء ناتجة عن الإدخال اليدوي وتعدد مصادر البيانات.
• قدرة فريق الموارد البشرية المحدودة على التركيز على المبادرات الاستراتيجية بسبب انشغاله بالمهام الروتينية.

كان أحد أهم هذه التحديات هو أن دورة الرواتب كانت تستغرق ما يقرب من أسبوع كامل، بدءًا من إعداد البيانات ومراجعتها وحتى الموافقة عليها وصرفها.

الحل مع جسر

بعد مقارنة عدد من أنظمة الموارد البشرية المتوفرة في السوق، اختارت مجموعة نيولاين نظام جسر باعتباره الحل الأكثر شمولاً والقادر على تلبية احتياجاتها التشغيلية، مع توفير تجربة أكثر سهولة في الاستخدام لكل من فريق الموارد البشرية والموظفين على حد سواء.

1. تقليص دورة الرواتب من أسبوع إلى يوم واحد

ساعد نظام جسر في أتمتة عمليات الرواتب ودمج بيانات الحضور والإجازات والمزايا في نظام واحد، مما أدى إلى تقليص الوقت اللازم لإعداد الرواتب ومراجعتها والموافقة عليها من أسبوع كامل إلى يوم واحد فقط.

”كانت عملية الرواتب تستغرق وقتًا طويلاً جدًا وتستغرق أسبوعًا كاملاً، ولكن اليوم يتم إكمالها في يوم واحد فقط من خلال جسر“

2. تمكين الموظفين من خلال الخدمة الذاتية

يمكن للموظفين الآن معالجة معظم طلباتهم مباشرةً من خلال تطبيق جسر والخدمة الذاتية دون الحاجة إلى المرور عبر قسم الموارد البشرية، بما في ذلك طلب الإجازات، وإنشاء كشوف الرواتب، وطلب السلف، وتقديم استقالات، وتتبع الطلبات والمعاملات.

وقد أدى ذلك إلى تقليل العبء التشغيلي على فريق الموارد البشرية بشكل كبير وتحسين تجربة الموظفين بشكل ملحوظ.

3. التخلص من الاعتماد على الإكسل

في السابق، كانت بيانات الحضور والإجازات والرواتب تُدار من خلال ملفات Excel متعددة، مما زاد من احتمالية حدوث أخطاء وجعل التتبع صعبًا. مع Jisr، أصبحت جميع البيانات الآن مركزة في نظام واحد، مما أدى إلى تحسين دقة البيانات، وتسهيل الوصول إليها، وإنتاج تقارير ونتائج أكثر موثوقية.

4. تعزيز الشفافية وتجربة الموظفين

يوفر تطبيق جسر للموظفين إمكانية الوصول المباشر إلى جميع المعلومات المتعلقة بمسيرتهم المهنية، مثل الرواتب والمزايا، والعقود والوثائق، والسياسات والإجراءات، ودليل الموظف، وحقوق ومسؤوليات الوظيفة.

يمكن للموظفين الآن الوصول إلى هذه المعلومات في أي وقت، مما عزز الشفافية وزودهم بوضوح أكبر بشأن حقوقهم ومسؤولياتهم داخل الشركة.

النتائج

ساعد جسر مجموعة نيولاين على تحقيق مجموعة من النتائج الإيجابية، أبرزها:

• تقليص مدة معالجة كشوف المرتبات من أسبوع كامل إلى يوم واحد.
• تقليل المهام الإدارية اليدوية داخل قسم الموارد البشرية.
• تحسين تجربة الموظفين من خلال الخدمة الذاتية.
• زيادة دقة البيانات وتقليل الأخطاء التشغيلية.
• التخلص من الحاجة إلى الاعتماد الكامل على ملفات الإكسل.
• توفير الوقت والجهد لفريق الموارد البشرية وتمكينهم من التركيز على المهام الاستراتيجية.