كيف ساعد نظام جسر مجموعة القفاري على تحسين كفاءة الموارد البشرية وتقليل الأخطاء؟

التحديات قبل جسر

قبل التحول الرقمي، واجهت إدارة الموارد البشرية في مجموعة القفاري القابضة تحديات كبيرة نتيجة الاعتماد الكامل على العمليات الورقية التقليدية، كانت هذه الطريقة تُرهق الفريق وتستنزف وقتهم في أعمال روتينية كان من الممكن أتمتتها بسهولة.

يصف وليد الحداد، مدير إدارة الموارد البشرية والشؤون الإدارية، تلك المرحلة بقوله: «قبل برنامج جسر، كانت العمليات ورقية جدًا ومتعبة، تستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين».

وقد تجلت التحديات في عدة جوانب رئيسية، كان أبرزها التعامل:

• طلبات الإجازات التي كانت تمر بعدة مراحل يدوية وتتطلب متابعة مستمرة لاعتمادها، مما انعكس سلبًا على سرعة الاستجابة وكفاءة سير العمل، ويُوضح الحداد: "الصعوبات كانت في رفع طلبات الإجازات ومتابعة الموافقات، وكذلك الاستفسارات المتكررة عن تفاصيل الرواتب."

• المهام الروتينية التي تشكل عبئًا يوميًا على الفريق، حيث كان التعامل مع الاستفسارات الفردية، خصوصًا تلك المتعلقة بالرواتب والإضافات والخصومات، يُستهلك فيه وقت كان من المفترض توجيهه للمهام الاستراتيجية، هذا الضغط المستمر أثّر على قدرة الإدارة على تحسين الإجراءات الداخلية، وخلق حاجة ملحّة لتبني حل رقمي يُحدث فرقًا حقيقيًا.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للتعاملات، إذ لم يكن هناك نظام موحد لحفظ المعاملات، مما زاد من احتمالية ضياع أو تأخر المعلومات، وأثّر على دقة التقارير وسلاسة العمل الإداري، كانت هذه التحديات دافعًا واضحًا للمجموعة للبحث عن حل يواكب تطلعاتها في التطوير والنمو، ويمكّن فرق العمل من التركيز على ما هو استراتيجي بدلاً من الانشغال بالمهام الروتينية اليومية.

الحل مع جسر

بدأت مجموعة القفاري القابضة رحلتها في التحول الرقمي باعتماد نظام جسر، وهو نظام متكامل لإدارة الموارد البشرية صُمم لتبسيط وتعزيز العمليات الإدارية داخل الشركات، لم يكن الأمر مجرد استبدال الورق بالشاشات، بل تطبيق عملي لمنصة متقدمة تضم حزمة من الأدوات التي غيّرت الطريقة التي تُدار بها الموارد البشرية على كافة المستويات.

يقول وليد الحداد، مدير إدارة الموارد البشرية والشؤون الإدارية: "الآن مع برنامج جسر، قدرنا أن نؤتمت معظم الطلبات، وقللنا الوقت في إنجاز هذه المعاملات، واحتفظنا بسجل إلكتروني مؤرشف للمعاملات."

فعّلت الشركة من خلال جسر عدة وحدات رئيسية، شملت:

• نظام إدارة الإجازات

يوفر هذا النظام تجربة بسيطة تُمكّن الموظف من تقديم طلب الإجازة عبر البوابة أو التطبيق، وتحديد نوع الإجازة ومدتها، وإرفاق أي مستندات مطلوبة إن وُجدت، يتم توجيه الطلب تلقائيًا إلى المدير المباشر أو الجهة المسؤولة وفقًا للتسلسل الإداري المعتمد داخل النظام، مع إمكانية إضافة ملاحظات أو توجيهات عند الحاجة.

تتضمن خصائص النظام إعدادات مرنة لأنواع الإجازات، مثل الإجازة السنوية، المرضية، الطارئة وغيرها، بالإضافة إلى تنظيم صلاحيات الموافقة على الطلبات وضبط السياسات الخاصة بها حسب اللوائح الداخلية للشركة.

• نظام مسير الرواتب

يبسّط نظام جسر عملية إعداد مسيرات الرواتب وإنشاء هيكل راتبي إلكتروني موحد يربط بين معلومات الموظف المالية وسجلاته الوظيفية، يتم من خلاله إعداد كشوفات رواتب شهرية تحتوي على تفاصيل متعددة تشمل الراتب الأساسي، والبدلات، والحوافز، والخصومات، والساعات الإضافية.

ويتكامل النظام مع قواعد العمل الداخلية مثل الجداول الزمنية، والحضور والانصراف، والعقود، ويتيح إدخال المعايير الخاصة بالرواتب لكل فئة وظيفية، كما يمكن تخصيص عناصر مسير الراتب لتتناسب مع أنظمة التعويضات المعتمدة داخل الشركة.

ويستطيع الموظف الوصول إلى معلومات راتبه وأي تفاصيل أخرى عبر تطبيق الجوال بسهولة، ويتم تحديث البيانات تلقائيًا مع نهاية كل دورة مالية، بناءً على الإدخالات المسجلة من مختلف أقسام الموارد البشرية أو الأنظمة المرتبطة، مثل الحضور.

• الخدمة الذاتية

توفّر هذه البوابة واجهة إلكترونية تمكّن الموظف من الوصول إلى بياناته الشخصية والإدارية بشكل مباشر، من خلال المنصة أو التطبيق، يمكن للموظف تحديث معلوماته مثل العنوان، رقم الجوال، والحالة الاجتماعية، والحساب البنكي، بحسب الصلاحيات المحددة.

تتيح البوابة كذلك إمكانية رفع المستندات الرسمية مثل الشهادات، والتقارير الطبية، أو خطابات الجهات الخارجية، مع تصنيف المستند وتحديد الجهة المعنية داخليًا، كما تحتوي على خيارات للاستعلام عن بيانات الرصيد المتبقي من الإجازات، وتفاصيل المستحقات، والتقارير المالية الشهرية، بالإضافة إلى متابعة حالة الطلبات المقدمة مسبقًا كالإجازات أو التعريفات.

تُعد البوابة نقطة تفاعل مركزية بين الموظف والنظام، وتُهيّأ بصلاحيات مختلفة بحسب مستوى المستخدم وموقعه التنظيمي داخل الشركة.

• لوحة تحكم شاملة للموارد البشرية

توفّر لوحة التحكم في نظام جسر واجهة مركزية مخصصة للفرق الإدارية في الموارد البشرية، تجمع البيانات التشغيلية في مكان واحد، وتعرضها بشكل مرئي ومنظم، من خلال هذه اللوحة، يمكن للمديرين متابعة معلومات الموظفين في الوقت الفعلي، بما يشمل بيانات التوظيف، والتغيرات الوظيفية، والإجازات، والرواتب، والانضباط الإداري.

تتيح اللوحة تصفية المعلومات وعرضها بحسب القسم، أو الموقع، أو الفئة الوظيفية، مما يسهل الوصول إلى التفاصيل المطلوبة دون الحاجة إلى مراجعة سجلات منفصلة، كما تشمل خاصية إنشاء تقارير مخصصة تغطي مؤشرات متنوعة مثل نسب الدوام، معدلات دوران الموظفين، عدد الطلبات المفتوحة، وتوزيع الموظفين حسب المهام أو التخصصات.

بالإضافة إلى ذلك، تمكّن لوحة التحكم من تتبع مؤشرات الامتثال الداخلي، مثل تواريخ انتهاء الوثائق الرسمية، وتواريخ انتهاء العقود، وتجديد التصاريح الحكومية، مما يدعم الإدارة في تنظيم الجدولة ومتابعة الالتزامات النظامية.

تتميز اللوحة بإمكانية التحكم في الصلاحيات، حيث يمكن تقييد الوصول لبعض البيانات أو توسيعه حسب مستوى المستخدم ومهامه داخل الفريق الإداري.

كما تم دمج النظام مع أنظمة الحضور والانصراف، ما ساعد على ضبط أوقات الدوام بدقة، وتفادي الأخطاء المرتبطة بالحسابات اليدوية، كذلك استفادت الإدارة من خاصية الإشعارات والتنبيهات الذكية داخل جسر، والتي تُعلم الموظفين بكل جديد يخصهم، مثل الموافقات، انتهاء الوثائق، أو تحديثات الرواتب.

هذا التكامل بين الوحدات المختلفة في نظام جسر جعل من التحول الرقمي أداة عملية تُعالج المشاكل من جذورها، وليس مجرد واجهة شكلية.

النتائج

نتائج تطبيق نظام جسر في إدارة الموارد البشرية:

• تقليص الوقت اللازم لإعداد مسيرات الرواتب بشكل كبير، حيث انتقلت العملية من أسابيع من العمل اليدوي إلى ساعات قليلة بفضل الأتمتة، مع توفير دقة عالية في الحسابات وإمكانية مراجعة الاستثناءات قبل الاعتماد، إضافة إلى تسهيل توليد ملفات الدفع للبنوك والتأمينات، مما انعكس مباشرة على كفاءة فريق الموارد البشرية وسرعة إنجاز المهام.
• رفع مستوى الشفافية داخل المنشأة من خلال تمكين الموظفين من الوصول المباشر إلى بياناتهم الشخصية وتفاصيل رواتبهم بشكل شهري عبر التطبيق، وهو ما قلل من الاستفسارات المتكررة وخلق بيئة عمل أكثر وضوحًا وثقة بين الموظفين والإدارة.
• تقليل الأخطاء البشرية المرتبطة بالعمليات اليدوية، حيث أصبحت بيانات الموظفين، والرواتب، والإجازات تُدار وفق ضوابط مبرمجة وتكامل مع أنظمة الحضور، مما عزز موثوقية المعلومات وجودة المخرجات الإدارية.
• نقل نظام جسر عملية التقييم من النماذج الورقية التقليدية إلى نظام إلكتروني متكامل يتيح متابعة مؤشرات الأداء بشكل مستمر، وتوثيق الملاحظات والتغذية الراجعة، وربط التقييم بالأهداف، مما ساعد في تقليل التحيّز ودعم قرارات الترقية والتطوير ببيانات واضحة.
• تحويل إدارة الموارد البشرية إلى منظومة رقمية متكاملة تجمع بين الكفاءة والشفافية والدقة، وساهم في رفع رضا الموظفين وتحسين تجربة العمل، ليصبح عنصرًا أساسيًا في تعزيز نجاح العمليات الإدارية واستدامة تطورها.