إدارة 500+ موظف عبر 10 شركات في منصة واحدة

التحديات قبل جسر

سوق التسويق والإعلام في السعودية يعيش لحظة غير مسبوقة، رؤية 2030 فتحت مشاريع ضخمة —من إكسبو 2030 إلى كأس العالم 2034— والطلب على الخدمات يرتفع أسرع من قدرة الشركات على بناء فرقها. كما قال الرئيس التنفيذي لمجموعة فوج ريان الطعيمي: «نمو الشركات اليوم أسرع من نمو الخرّيجين والموظفين الجدد».

هذا بالضبط ما واجهته فوج. مجموعة من 10 شركات تعمل تحت مظلة واحدة، فريق يتجاوز 500 موظف، ومشاريع متزامنة لعملاء من أكبر الجهات في المملكة. في هذا السياق، إدارة الموارد البشرية هي العمود الفقري اللي يحدّد بقاء الشركة ومنافستها في السوق.

«كنا نعاني من ضياغ وقت كبير في إعداد مسيّرات الرواتب كل شهر، وتتبع الحضور لم يكن واضحًا أو دقيقًا»، تقول أ. ديمة السلوم مسؤول الموارد البشرية في المجموعة.

التحديات لم تكن فقط في الحضور والرواتب. في وكالة تسويق كبيرة، التوظيف السريع هو شريان الحياة، كل مشروع جديد يحتاج كفاءات جديدة، والتأخر في الاستقطاب يعني خسارة العميل أو ضغط مضاعف على الفريق الحالي. إدارة الأداء أيضًا كانت تحدي مختلف، كيف تقيّم فريقًا إبداعيًا بعدل في بيئة سريعة الإيقاع؟ والملفات المتفرقة عبر 10 شركات كانت تجعل أي قرار إداري يحتاج وقت طويل قبل اتخاذه.

الحل مع جسر

كانت فوج تبحث عن نظام متكامل يجمع كل شيء في مكان واحد: التوظيف، وشؤون الموظفين، والحضور، والرواتب، وتقييم الأداء عبر 10 شركات مختلفة. نظام حديث مصمّم للسوق السعودي ويفهم تعقيدات إدارة مجموعة شركات لا شركة واحدة. هذا ما وجدوه في جسر.

1. نظام استقطاب يواكب سرعة النمو في قطاع التسويق، الفرق بين كسب مشروع وخسارته قد يكون سرعة التوظيف. نظام ATS في جسر مكّن فوج من تنظيم دورة التوظيف بالكامل: الإعلان عن الوظائف، واستقبال الطلبات، والفرز بمعايير محددة، والتواصل مع المرشحين.. كلها من منصة واحدة. بدل الإيميلات المتفرقة والجداول اليدوية، أصبح لكل وظيفة مسار واضح ومتابعة لحظية.
2. شؤون 500+ موظف في مكان واحد عبر 10 شركات، بيانات الموظفين كانت متفرقة في ملفات وأنظمة مختلفة. جسر وحّد كل شيء: البيانات الشخصية، والوثائق، والعقود، والسجلات في قاعدة بيانات مركزية آمنة. أي معلومة عن أي موظف في أي شركة من الشركات العشر أصبحت متاحة في ثوانٍ. مما صمّم أساس لاتخاذ قرارات سريعة ودقيقة.
3. نظام الحضور والإجازات فريق التصوير في موقع تصوير خارجي. فريق السوشال ميديا يعمل على حملة إطلاق حتى منتصف الليل. مصمم يعمل من المنزل لإنهاء عرض تقديمي لعميل. مدير الحسابات في اجتماع عند العميل طوال اليوم. هذا هو الواقع اليومي في وكالة تسويق، أنماط عمل مختلفة. جسر استوعب هذا التنوع: تسجيل حضور إلكتروني مرن يعمل من أي مكان، تقارير تفصيلية تراعي اختلاف أنماط العمل بين الشركات، وطلبات إجازات تُعتمد إلكترونيًا بدون تأخير. مدير المشروع يعرف بالضبط من متاح هذا الأسبوع ومن في إجازة، فيوزّع المهام وفقًا لذلك بدل المفاجآت.
4. تقييم أداء عادل في بيئة إبداعية تقييم الأداء في شركة تسويق يختلف عن تقييمه في شركة تقليدية. المعايير تتنوع بين إبداع وإنجاز وتعامل مع العملاء. جسر أتاح لفوج بناء نظام إدارة تقييم واضح ومتابعة أداء كل موظف بشكل منظم، وشفافية أعلى، ساعد في تحسين قرارات الترقية والتطوير مبنية على بيانات لا انطباعات أو تحيزات.
5. مسيّر رواتب عبر 10 كيانات؛ بلا أخطاء تخيّل تعقيد مسيّر الرواتب في مجموعة من 10 شركات: كل شركة لها هيكل رواتب مختلف، بعضها يعتمد رواتب ثابتة، وبعضها يضيف بدلات مشاريع، وبعضها يتعامل مع مكافآت أداء مرتبطة بنتائج الحملات. الموظف اللي انتقل من شركة المحتوى إلى شركة الإنتاج في منتصف الشهر، كيف يُحتسب راتبه؟ الموظف اللي اشتغل ساعات إضافية خلال إطلاق حملة كبرى، كيف تُضاف البدلات؟ مع جسر، الحضور والإجازات والبدلات والانتقالات بين الشركات كلها تتكامل تلقائيًا في مسيّر واحد وتتكامل مع المنصات الحكومية ومُدد، لا حاجة لمراجعات تستمر أيامًا كما كان الوضع سابقًا.

النتائج

• 75%+ من وقت الروتين عاد للمشاريع: الساعات اللي كانت تضيع في إعداد الرواتب وتدقيق الحضور ومتابعة الطلبات صارت تتوفّر للأهم، ففي وكالة تبيع وقتها ومهاراتها، كل ساعة مستعادة = قيمة مباشرة.
• توظيف أسرع: قدرة أعلى على قبول المشاريع: بدل أسابيع لملء شاغر، أصبح بإمكان فوج توظيف كفاءات بسرعة تواكب إيقاع المشاريع.
• رواتب دقيقة عبر 10 كيانات: 10 شركات، هياكل رواتب مختلفة، بدلات ومكافآت متنوعة، والكشوف تخرج دقيقة بدون مراجعات يدوية.
• تحسّن ملحوظ في رضا الموظفين: في قطاع يعاني من دوران وظيفي عالٍ والتنافس على الكفاءات الإبداعية كبير، رضا الموظفين ميزة تنافسية. السهولة في الإجراءات والشفافية في التقييم جعلت بيئة العمل في فوج أكثر جاذبية.
• رؤية شاملة لمجلس الإدارة: لأول مرة، صار بإمكان قيادة المجموعة رؤية مؤشرات الموارد البشرية عبر 10 شركات في لوحة واحدة: معدل الدوران، توزيع الكفاءات، تكلفة التوظيف، أداء الفرق. القرارات الاستراتيجية صارت مبنية على البيانات