كيف ساعد جسر مجمع ابن سينا تقليل وقت معالجة الرواتب بنسبة 90%؟

التحديات قبل جسر

مع تعدد العمليات ومصادر البيانات، واجه ابن سينا عددًا من التحديات التي أثرت على كفاءة إدارة الموارد البشرية، أبرزها:

• صعوبة إدارة الحضور والانصراف: كانت عمليات الحضور وتتبع أوقات العمل غير فعّالة، وكانت التقارير تستغرق وقتًا طويلًا، كما أثرت موثوقية التقارير على دقة احتساب الرواتب.
• تشتت بيانات الموظفين: كانت بيانات الموظفين موزعة بين مصادر متعددة، مما صعّب الوصول إلى المعلومات بسرعة وأبطأ عمليات الموارد البشرية.
• محدودية متابعة طلبات الموظفين: لم تكن هناك رؤية واضحة ومركزية لبيانات الموظفين وطلباتهم، مما أثر على كفاءة العمليات اليومية.
• الاعتماد على البريد الإلكتروني: كانت طلبات الإجازات والخطابات والوصول إلى المستندات تتم عبر البريد الإلكتروني، مما أدى إلى إطالة وقت معالجة الطلبات.

الحلول مع جسر

اعتمد مجمع ابن سينا على جسر لتوحيد عمليات الموارد البشرية، وتحسين دقة البيانات، وتسريع معالجة الطلبات والرواتب، من خلال:

• مركزية بيانات الموظفين

جمع بيانات الموظفين في مكان واحد، مع سهولة الوصول إليها وإدارتها، مما ساعد على تنظيم المعلومات وتحسين كفاءة عمليات الموارد البشرية.

• إدارة طلبات الموظفين

تطبيق نظام موحد لاستقبال ومعالجة طلبات الموظفين، مما ساهم في تقليل وقت معالجة الطلبات بنسبة 86%

وتسريع الوصول إليها داخل ملف الموظف.

• الخدمة الذاتية للموظفين

تمكين الموظفين من تقديم طلباتهم ومتابعتها مباشرة عبر النظام، مما رفع اعتمادهم على الخدمة الذاتية إلى 100%.

• إدارة الحضور والانصراف

تطبيق نظام متكامل لإدارة الدوامات، شمل إعداد جداول الموظفين ومتابعة الحضور والانصراف ومعالجة حالات النقص، مما حسّن دقة بيانات الحضور.

• تحسين معالجة الرواتب

ربط بيانات الحضور والانصراف بعمليات الرواتب ساعد على تقليل الإدخالات اليدوية وتحسين دقة المعالجة وتسريع الصرف، محققًا انخفاض بنسبة 90% في وقت معالجة الرواتب.

إدارة العهد والمصروفات

ساعد جسر على تبسيط دورة اعتماد طلبات الموظفين وتسريع إجراءات الموافقة، مما أدى إلى تقليل دورة اعتماد المديرين بنسبة 50%.

النتائج

بعد اعتماد نظام جسر، حقق مجمع ابن سينا:

1. 95% تقليل في وقت معالجة الرواتب.
2. 50% تقليل في دورة اعتماد المديرين من يومين إلى يوم واحد.
3. 80% انخفاض في تذاكر البريد الإلكتروني للموارد البشرية من 150 إلى 30 تذكرة شهريًا.
4. تقليل في وقت حساب الحضور وتتبع أوقات العمل من 6 أيام إلى يوم واحد.