كيف ساعد جسر الخليجية للتموين في تعزيز رضا الموظفين وأتمتة العمليات؟

التحديات قبل جسر

كما هو واضح من كون الخليجية مالكة ومشغلة لعدة علامات تجارية تحت مظلتها، فإن هذا النمو والتوسع يأتي مصحوبًا بتحديات في إدارة عمليات الموارد البشرية، خاصة فيما يتعلق بمجال الضيافة، إذ ترفع الشركة شعار «خدمة ضيافة سعودية على الطراز العالمي»، وتهدف إلى إعادة تعريف معايير صناعة الضيافة والارتقاء بها بطابعها الخاص والمتميز، لكن الكواليس خلف صورة تلك الأهداف الكبيرة تتضمن تحديات أكبر تتمثل في:

• الحاجة لعدد أكبر من الموظفين في قسم الموارد البشرية لإدارة المهام اليدوية ومتابعة أداء الموظفين، وما يتبع ذلك من هدر للوقت والجهد والموارد المالية.
• تقديم خدمات الضيافة 24/7 على مدار الأسبوع، مما يستلزم متابعة دقيقة ونظام إدارة قوي.
• الرغبة في تحسين تجربة الموظفين في الشركة، بالنظر إلى عامل الوقت الذي يضيق أكثر مع توسعات الشركة ونموها الكبير، ولا يتيح المساحة الكافية لدعم تجربة الموظف.
• كان تسلسل عمليات الموارد البشرية متعبًا وطويلًا، وطريقة التواصل والمتابعة تشكل تحديًّا كبيرًا ومرهقًا.
• أنظمة موارد بشرية معقدة تتطلب كثيرًا من الإعدادات وذات تكلفة عالية.
• صعوبة تلافي الخطأ البشري في العمليات اليدوية، خاصة فيما يتعلق بجدولة دوامات وشيفات الموظفين المختلفة والخصومات والساعات الإضافية.

الحل مع جسر

أدرك عبدالله السلمان أن مثل تلك التحديات لم يعد ممكنًا تجاوزها من خلال البرامج التقليدية مثل Excel أو أنظمة قديمة لا تراعي خصوصية سوقنا في المملكة، فوجد في نظام جسر احتياجات الموارد البشرية كلها في مكان واحد، ومُصمَّمة بما يعالج المشكلات اليدوية والعملياتية وبما يعزز انضباط الموظفين الذين هم عصب تلك الصناعة، فقد ساعدهم جسر في:

• أتمتة كل المهام اليدوية، وتقليص الحاجة للمزيد من موظفي الموارد البشرية لمتابعتها، فتقلصت حاجة قسم الموارد البشرية إلى توظيف موظفين جدد بمقدار النصف موازنة بالحال قبل استخدام جسر.
• اختصار عمليات الموارد البشرية، وتمكين المتابعة اللحظية واتخاذ القرارات بسرعة.
• سهولة تخصيص وتطبيق نظام جسر وفقًا للاحتياجات بأقل جهد وفي أقل وقت، تمامًا كما يقول عبدالله السلمان: «جسر قابل للتخصيص As you utilize it».
• تحسين تجربة الموظفين وانطباعاتهم، فأصبحوا أكثر التزامًا بنظام الحضور والانصراف والبصمة وأكثر قدرة على تقديم طلباتهم بسهولة والتواصل مع مدرائهم، وهذا من شأنه أن يعزز أداء الموظفين نحو الأفضل، يقول ريتشارد برانسون: «يأتي الموظفون في المقام الأول، إذا اهتممت بالموظفين فسوف يهتمون بالعملاء».

إضافةً إلى ما سبق، فإن من أبرز عوائد استخدام نظام جسر في شركة الخليجية هو تخفيض نسب الخصم على الرواتب، بفضل صلابة نظام الحضور والانصراف في جسر، إذ أصبحت إدارة جدولة دوامات الموظفين تكاد تخلو من الأخطاء، فكل شيء مؤتمت ومراقب، فلا سبيل لأي تجاوز أو خداع في الحضور والانصراف. وأصبحت الخصومات تحتسب بمنتهى الدقة والموضوعية.

ولأن جسر منصة متكاملة توفر كل احتياجات الموارد البشرية في نظام واحد، فلا حاجة لاستخدام أنظمة أخرى للربط مع التأمينات الاجتماعية ومدد والأنظمة المحاسبية لإدارة الرواتب، فجسر يوفر ذلك وأكثر! ومسير الرواتب مرتبط بها مباشرة. أضف إلى ذلك أن جسر مُصمم لتلبية الاحتياجات المحلية بما يتوافق مع نظام العمل السعودي، مما يعزز الالتزام بقوانينه ويحد من تكاليف الغرامات والمخالفات.

النتائج

لا يمكن التركيز على المهام الأهم ما دمنا محاطين ومُشتَّتين بمهام روتينية ثانوية تستهلك وقتنا وتستنزف طاقتنا وتشتت التركيز، جسر يدرك ذلك تمامًا، يقول عبدالله السلمان: «ساعدني جسر في استقبال الإيميلات ذات الأهمية والأكثر أولوية، بعد أن كنت أستقبل ما يزيد عن 300 إيميل يوميًا كثير منها لم يكن ذا أولوية كونها متعلقة بالمتابعات الروتينية».

• 50% تقليص الحاجة لتوظيف فريق HR إضافي
• صفر أخطاء في جدولة الدوامات والخصومات
• أصبح الموظفون أكثر التزامًا بالحضور والانصراف، وأكثر قدرة على تقديم طلباتهم والتواصل مع مدرائهم بسهولة عبر واجهة واحدة.
• امتثال مضمون، التكامل مع التأمينات ومدد والأنظمة المحاسبية ضمن منصة واحدة قلّل مخاطر المخالفات والغرامات.

وأشار عبدالله السلمان أن استخدام جسر يتيح للموارد البشرية الاطلاع على شكاوى الموظفين التي يرسلونها إلى مدرائهم، ويُمكّن مختصي الموارد البشرية من النظر فيها واتخاذ الإجراء المطلوب، مما يعزز رضا الموظفين والاحتفاظ بهم. وكذلك، يضمن نظام جسر وصول المعلومة المطلوبة للموظفين المعنيين، حتى ولو تطلب الأمر إيصالها للموظفين جميعهم من أصغر موظف إلى أكبر موظف.

وساعد جسر في تسريع عمليات التوظيف وتسهيلها في الخليجية من خلال خاصية تتبع المتقدمين ATS، فمن خلالها يمكن تفصيل المهام الوظيفية والوصف الوظيفي وانتقاء المرشح المناسب وربط عروض التوظيف بمختلف المنصات، فساعد ذلك في تسهيل العملية وتنظيم البيانات في مكان واحد.