الأمل عند نشر إعلان الوظيفة الشاغرة ما هو مؤشر بأي حال على ما نجده في باقي مراحل التوظيف، من فرز لجبال السير الذاتية وحتى التفاوض على عقد العمل. فهذا الأمر ما يتعلق بملء دور شاغر فقط، بل أن يُملأ بالشخص المناسب وفق الشروط الملائمة للشركة. نتحدث في هذا المقال عن مراحل عملية التوظيف خطوة بخطوة، والتحديات الشائعة اللي تواجهك في كل منها.

أيش هي مراحل التوظيف الأساسية؟

التوظيف يمر بخطوات متدرجة بترتيب معين، بحيث يضمن النظام أن عملية اختيار الموظف الجديد تستند لمعايير موضوعية تتفق مع ثقافة الشركة، مراحل التوظيف الثلاثة التالية:

1. مرحلة الاحتياج إلى نشر الوظيفة

أول مرحلة توظيف تبدأ بعملية عصف ذهني حول المنصب الشاغر بتفاصيله، بحيث يكون المنصب واضح تماماً قبل الانتقال إلى المراحل الآتية. العصف الذهني بيتضمن مناقشة هذي الجوانب الثلاثة:

• كيف بيخدم هالدور أهداف الشركة؟

بعبارة أوضح، المطلوب تحديد المساهمة المفترض أن يقدمها الموظف الجديد على المدى الطويل. من بين هذا الأهداف اللي يجب أن يحققها خلال العام القادم، والإنجازات اللي لو حققها بتعني أنه أبدع في شغله. 

ما يجب أن تركز إجابات هالسؤال على المهام الوظيفية، لكن على الأهداف. الفرق بين المهمة والهدف هو أن المهمة عمل روتيني، مثل إدارة فريق العمل أو وضع خطة التسويق للثلاثة أشهر القادمة، أما الأهداف دايم تكون أشمل وعلى المدى البعيد. مثل زيادة زيادة المبيعات أو تحسين معدل التحويل، مساعدة فريق العمل على تحقيق أهداف السنة.

• أيش هي المهارات والسمات والخبرات المطلوبة؟

الإجابة على هالسؤال تحتاج للتفكير في طبيعة المهارات والخبرات اللي لو توفرت في الموظف بيكون ناجح في عمله. هي عبارة عما يلي:

• • المهارات: مثل إجادة استخدام برنامج معين، أو لغة برمجة أو إتقان لغة أجنبية.
  • السمات: بتكون ذات طابع شخصي، مثل القدرة على العمل ضمن فريق، أو القيادة.
  • المؤهلات: مثل الشهادة الجامعية، وعدد سنوات الخبرة، والدورات التدريبية.

بعد الإجابة عن هالأسئلة، الحين يجي موعد نشر إعلان الوظيفة. طبعا، كلما اتسع نطاق النشر في أماكن أكثر، زاد عدد المتقدمين ومعه زاد احتمال العثور على المرشح المثالي، مثل مواقع التواصل الاجتماعي ومواقع التوظيف بالإضافة لجهات اتصالك. 

ضروري الإعلان يحتوي على جميع التفاصيل، مثل المسمى الوظيفي، وعن الشركة، ونظرة عامة على الوظيفة، والمزايا الوظيفية، والمتطلبات والمهارات، والمهام والمسؤوليات. ولا ننسى بالتأكيد كيفية التواصل.

التحديات الشائعة في هذه المرحلة:

يواجه فريق التوظيف في  هذي المرحلة مجموعة تحديات:

• فقدان التواصل مع المرشحين السابقين

إعمالاً بمبدأ «إلّي يفلّس يدوّر في دفاتره القديمة» قد تحتاج البحث أولاً في المرشحين اللي سبق تقدموا لأدوار شاغرة في الشركة، فمن ناحية هم أبدوا اهتمام سابق بالعمل في الشركة، وفي الوقت نفسه ربما تجد منهم من يليق بالدور الجديد.

يصعب على الشركة في هذي الحال التواصل مع هؤلاء المرشحين لأسباب مختلفة، منها فقدان أو تلف سيرهم الذاتية، أو صعوبة البحث في تطبيقات المحادثة ومساحات التخزين للوصول إلى ملفات المرشحين. 

• ضياع وقت طويل في نشر الإعلان يدويًا

بعد الانتهاء من كتابة إعلان الوظيفة، اللي عليك تسويه هو نشر الإعلان في أماكن مختلفة، مثل النشرة البريدية، وموقع ويب الشركة، ومواقع التواصل الاجتماعي، بالإضافة إلى المواقع المهنية مثل لينكد إن، وبالتالي عليك تخصص وقت إضافي للنشر على كل منصة على حدة، وفي حال كان عدد الوظائف الشاغرة كبير، يستغرق النشر وقت أطول.

2. مرحلة الفرز والمقابلة والتقييم

تبدأ مرحلة التوظيف هذه بفحص السير الذاتية وطلبات التقديم للمرشحين، سواء كانت ورقية أو رقمية. وهالشي يتطلب قراءة جميع السير الذاتية علشان نقدر نختار عدد قليل من المرشحين المناسبين اللي مؤهلاتهم تأهّلهم للمقابلات. وبدون شك، يحتاج هالفحص قدر كبير من الموضوعية والحياد والدقة والسرعة.

بعد التصفية، نبدأ بالخطوة التالية وهي المقابلات الشخصية مع المتقدمين، واللي تتطلب تجهيز مسبق. الأسئلة تنقسم لعدة أنواع:

• أسئلة نعم أو لا

تستخدم عادة في بداية المقابلة لتوضيح مدى توفر المؤهلات الأساسية للمتقدم، وتساعد في تحديد إذا  كان في داعي نواصل المقابلة أو لا. أمثلة على هالأسئلة: عندك خبرة سابقة في ..؟ هل توليت إدارة …؟

• الأسئلة السلوكية

هذي تعتبر عصب المقابلة، لأنها تعكس كيف ممكن يكون أداء المتقدم في المستقبل، عادة تبدأ بـ "أحكِ لي عن مرة صار فيها .."، على سبيل المثال: أعطني مثال عن مشروع قمت بتحمل مسؤولية تنفيذه بعد ما تخلى عنه المسؤول؟ وش كان المشروع؟ وش العقبات اللي واجهتها وكيف تخطيتها؟

• الأسئلة الظرفية

تحدد موقف معين وتهدف لمعرفة كيف يخطط المرشح للتعامل معاه، حتى لو ما مر به من قبل. الهدف هو توقع طريقه تصرفه لما ينضم للشركة. لازم يوضح وش يسوي ولماذا بشكل واضح. وعادة تكون صيغة الأسئلة: كيف تتعامل مع ...؟ وش تسوي إذا ...؟

• اختبار المهارات

هالاختبار يقدم فرصة للمرشح لعرض عمل حقيقي يتعلق بالوظيفة، ويعتبر من أهم طرق التقييم. من خلاله نعرف إذا المرشح قادر على إنجاز العمل أو لا، وإذا يسلمه في الوقت المحدد، وأيضاً جودة العمل. الاختبار يشبه إلى حد كبير مهام العمل المعتاده في مثل دوره.  

بعد ما ننتهي من المقابلات، نبدأ بتقييم كل مرشح على حدة. نحتاج نفرق بين المرشح غير المؤهل بالكامل وبين اللي ينقصه تدريب بسيط بعد التوظيف.. 

المرشح اللي يحصل على أعلى تقييم من بين الجميع هو اللي يفوز. وفي حال ترددنا في جدارة مرشح معين على الرغم من تقييمه الجيد، قد نحتاج لإجراء مقابلة جديدة لقياس سمات معينة.

التحديات الشائعة في هذه المرحلة:

هذي المرحلة أكثر مرحلة بها تحديات تجعلها شاقة ومستنزفة للوقت والجهد، على رأس هالتحديات:

• ضخامة عدد المرشحين المطلوب فرز طلباتهم

لما نتحدث عن عشرات وأحياناً مئات السير الذاتية المطلوب فحصها وفرزها، هنا بنواجه تحدي عسير يلتهم تركيز ووقت مسؤول التوظيف بلا رحمة، وتكون الموضوعية والدقة أولى الضحايا اللي تعصف بها هذي العملية الطويلة اللي تبدو كأن لا نهاية لها.

• صعوبة جدولة المقابلات

ما في خلاف أن تحديد موعد مناسب لاجتماع بين شخصين هو عملية صعبة في ظل تضارب المواعيد وتزاحم المهام، فما بالنا بتحديد مواعيد المقابلة الشخصية مع العديد من المرشحين. وفوق هذا كله قد ينسى أحد الطرفين موعد المقابلة، وقد يتم اختيار موعد ثم يبين عدم ملائمته وبالتالي تعديله لاحقاً وضرورة إعلام المرشح بالموعد الجديد..إلخ من صداع الموائمات.

• المتابعة مع المرشحين

تعني المتابعة مع المرشحين مراسلتهم في كل خطوات من خطوات عملية التوظيف لضمان الحفاظ على تواصل معهم وإعلامهم بما يحدث خلف الستار في قسم التوظيف، وفي ظل العدد الكبير من المرشحين، تكون المراسلة بالبريد الإلكتروني أو بغيره من الطرق عملية مرهقة تستدعي يقظة ومتابعة مستمرة أولاً بأول.

• مشاركة أكثر من طرف في عملية التقييم

تحتاج أدوار كثيرة لمشاركة أكثر من فرد في التقييم، ما يعني أن لكل فرد مشارك تقييمه وملاحظاته الخاصة به. وفي وقت اتخاذ القرار، المفروض جمع هذي التقييمات معاً ودراستها جيداً للوصول للقرار السليم اللي يتفق عليه الكل. تحتاج هذي العملية لتنظيم ودقة كبيرة، بحيث تتيح الفرصة لجميع المشاركين إبداء رأيهم مع ضمان عدم استبعاد أي تقييم.

3. مرحلة العرض الوظيفي إلى الإغلاق

بمجرد استقرار الاختيار على المرشح المناسب، تبدأ الشركة المرحلة الأخيرة من مراحل التوظيف اللي تتضمن تقديم العرض وتهيئة الوافد الجديد. الشركة تقدم عرض مبدئي للمتقدم المناسب للوظيفة يتضمن بنود مثل تحديد الراتب، والمزايا الوظيفية، وتاريخ بدء العمل، وسياسة الشركة، والمعدات اللي يحصل عليها الموظف، وأي شروط أخرى.

هنا، من المهم تحديد أي من بنود العرض الوظيفي يمكن التفاوض عليها، بتكون عادة الراتب ومواعيد العمل. بعد انتهاء التفاوض وقبول المتقدم العرض الوظيفي، يصير المرشح موظف فعلي في الشركة. 

بعدها تبدأ سلسلة من الإجراءات الروتينية مثل تجهيز الوثائق والمستندات المطلوبة، وهذا يختلف إذا كان الموظف مواطن أو غير مواطن.

ثم تجي خاتمة خطوات مراحل التوظيف وهي إعداد الموظف الجديد للعمل، فيتواصل معه مديره وزملاؤه للتعرف عليه قبل أول يوم عمل،وقد يتم تدريب الموظف إن احتاج قبل تسلم مهام العمل فعلياً.

التحديات الشائعة في هذه المرحلة

من بين أهم التحديات اللي تظهر في هالمرحلة من مراحل التوظيف:

• تأخر الاتفاق مع المتقدم المقبول

جدول مسؤول التوظيف ملئ بمهام تستهلك يومه كله، وبالتالي قد يقع في فخ التأخر والغموض بعد قبول المرشح المناسب، فيتأخر في تقديم عرض العمل أو متابعة المرشح أولاً بأول بالخطوة القادمة حرصاً منه على التأني والدقة. 

ربما يؤدي هالخطأ إلى انصراف المرشح المقبول عن التقديم كلياً، خاصة إذا كان من أصحاب المهارات العالية، فغالباً ما يقدم على أكثر من وظيفة، وقد يحالفه التوفيق في شركة أو أكثر، فينصرف للشركة الأسرع في التعيين والأوضح في الإجراءات.

• كثرة أعباء عرض العمل والإعداد

وبنفس الوقت، أمام قسم الموارد البشرية سلسلة من المهام مع حساسية عامل الوقت، مثل إعداد عقد العمل، ومراجعة الأوراق الرسمية، وإكمال إجراءات التعيين، وفي الأخير جدولة عملية إعداد الموظف الجديد. 

يحتاج كل هذا للكثير من التواصل والمتابعة في الاتجاهين مع أكثر من قسم في الشركة، الشئ اللي  بيمثل عبء ضخم في وقت محدود خاصة إذا كان في عدد كبير من التعيينات الجديدة.

كيف تساعد أنظمة ATS في التغلب على تحديات مراحل التوظيف؟

التقنيات الحديثة قدمت حلول توظيف تعالج جميع التحديات اللي تواجهها الشركة في مراحل التوظيف. على سبيل المثال  الأنظمة الحديثة لتتبع المتقدمين ATS مثل نظام جسر،  تستخدم الذكاء الاصطناعي لمساعدة الشركة في البحث عن المرشحين وتصفيتهم وتنظيم مقابلاتهم، وأيضا التجهيز لتأهيلهم من أداة واحدة، في استثمار رائع للوقت. وتتمتع بحلول عملية مثل:

• بيكوّن نظام تتبع المتقدمين قاعدة بيانات بجميع المرشحين اللي تقدموا بطلبات توظيف في السابق، عشان تستخدم في التعيينات اللاحقة. غير كذا، نشر إعلان الوظيفة بيكون أسهل بنقرة واحدة فقط على موقع الويب، أو وواتساب ومواقع التواصل الاجتماعي إكس وفيسبوك ولينكد إن.
• السير الذاتية للمرشحين تُ3فحص آليا فحص ذكي، فيصفيها النظام باستخدام معايير موضوعية غير متحيزة، ويرشح الأكثر كفاءة وملائمة باستخدام النقاط البارزة في سيرهم الذاتية. نظام ATS أيضاً يكوّن قائمة بأعلى المرشحين تقييماً، فيرتبهم وفق النسبة المئوية اللي حصلوا عليها.
• من لحظة نشر الإعلان حتى مرحلة الإعداد والتهيئة للمرشح المقبول، جميع المراسلات مع المرشحين تتم بشكل آلي، بما في ذلك رسائل المتابعة وتحديثات سير التوظيف، وبمساعدة قوالب جاهزة للتعديل. كذلك بينسق نظام ATS مواعيد المقابلة الشخصية ويجدولها وينتج روابط المقابلات الشخصية آلياً على Google Meet و Zoom وOutlook ويدمجها في الإيميلات. 
• المرشح المقبول يُنقل لنظام معلومات الموارد البشرية الخاص بالشركة بشكل آلي. أيضا النظام بيصمم نموذج جاهز للعرض الوظيفي. هذا غير تخزين جميع المستندات في قاعدة بيانات مركزية. إذن، لا حاجة لاستخدام الأوراق. وطبعا يجعل مشاركتها مع جميع الأقسام في الشركة أسهل.