سياسة سفر الموظفين: ماذا يجب أن تتضمن؟

تُختبر سياسة السفر فعليًا بعد عودة الموظف، في اليوم الذي يجلس فيه مع المحاسب لتسوية رحلته مو يوم كتابتها، فهناك تظهر الأسئلة التي لم يُجب عنها أحد مسبقًا: فاتورة الفندق باسم الموظف مو باسم الشركة، وسيارة أجرة بلا إيصال، وعهدة قيمتها ثلاثة آلاف ريال لم يُسوَّ منها سوى ألفين، وخلاف حول ما إذا كان يوم العودة يُحتسب في البدل أم لا؛ وكل خلاف من هذه يُحسم في النهاية بالتفاوض، لأن السياسة إما صامتة عنه أو مكتوبة بطريقة تحتمل أكثر من قراءة.

والمشكلة ليست في قلة الصفحات، في استطلاع أجرته جمعية سفر الأعمال العالمية (GBTA) مع شركة ALTOUR ونُشر في مارس 2026، تبيّن أن 51% من سياسات السفر لدى الشركات في الولايات المتحدة وكندا تتجاوز عشر صفحات، وأن 32% من مديري السفر يرون أن الموظفين يخالفون السياسة لأنهم لم يقرؤوها أو لا يعرفون ما فيها؛ أي أن السياسة الطويلة التي تحاول تغطية كل شيء كثيرًا ما تنتهي بألا يطبقها أحد.

لهذا فالسؤال المفيد عند كتابة سياسة سفر ليس «ما الأقسام التي يجب أن تحتويها؟»، بل «ما القرارات التي يجب أن نحسمها قبل أن يسافر أحد؟»، وفي السعودية تحديدًا، بعض هذه القرارات حسمها النظام نيابة عنك، وبعضها ربما نقلته شركتك من مكان آخر دون أن تقرره فعلًا، كجداول بدل الانتداب الحكومية؛ ولذلك هذا المقال يمر على هذه القرارات بالترتيب الذي تحتاجه وأنت تكتب السياسة أو تراجعها.

ما الذي يفرضه النظام على سياسة السفر وما الذي تقرره الشركة؟

لا يتضمن نظام العمل نفسه مادة عن بدل السفر أو الانتداب، لكن النموذج الموحد للائحة تنظيم العمل، الذي تُبنى عليه لوائح المنشآت المعتمدة من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، يخصص للانتداب المادة 24، ونصها:

في هذا النص ثلاثة التزامات واضحة، أن تتحمل الشركة التنقل، وأن تتحمل السكن والطعام أو تعوّض عنهما، وأن يكون هناك بدل يومي يختلف باختلاف درجة الموظف. لكن النص يترك للشركة أهم التفاصيل مثل كم يكون البدل لكل درجة، وما الفئات، وما الضوابط. أي أن النظام يلزمك بوجود البدل وبربطه بالدرجة، ويترك لك تحديد مبلغه.

وتضيف المادة 58 من نظام العمل حالة أخرى تحتاج أن تنتبه لها: يجوز لصاحب العمل، في حالات الضرورة ولمدة لا تتجاوز ثلاثين يومًا في السنة، أن يكلف الموظف بالعمل في مكان غير المتفق عليه دون اشتراط موافقته، على أن يتحمل تكاليف انتقاله وإقامته خلال تلك المدة. وما زاد على ذلك، أو ما يقتضي نقلًا دائمًا يغيّر مكان إقامة الموظف، يحتاج موافقته الكتابية.

وماذا عن جداول الانتداب الحكومية؟ كثير من الشركات، وكثير من المقالات العربية المنشورة عن «بدل الانتداب في القطاع الخاص»، تعتمد على لائحة الحقوق والمزايا المالية لموظفي الخدمة المدنية. هذه اللائحة تحدد البدل داخل المملكة بين 150 و800 ريال يوميًا بحسب المرتبة، وتخفضه إلى الربع إذا وفرت الجهة السكن والطعام، وإلى النصف إذا وفرت السكن فقط، وتصرف بدل يوم كامل لمن يعود في اليوم نفسه، وتعتبر المهمة انتدابًا إذا كانت المسافة 75 كيلومترًا فأكثر على الطرق المعبدة.

هذه قواعد تنظم موظفي الحكومة، ولا تُلزم الشركات الخاصة. لا مانع من أن تستفيد منها كمرجع، ففكرة تخفيض البدل حين توفر الشركة الفندق والوجبات منطقية مثلًا. لكن قرر ذلك وأنت تعرف أنك تختار، لا لأنك تظن أن النظام يفرضه. حد الـ 75 كيلومترًا قد لا يناسب شركة مواقعها كلها داخل مدينة واحدة، أو شركة يتنقل موظفوها يوميًا بين مدينتين متجاورتين.

وإن كانت شركتك تريد أن تمنح موظفيها أكثر مما ينص عليه النموذج، فالمادة الرابعة منه تجيز للمنشأة إصدار قرارات وسياسات خاصة تعطي العمال حقوقًا أفضل. أما تعديل نص اللائحة نفسها فيحتاج اعتماد الوزارة. لذلك يكون المكان الطبيعي لتفاصيل البدل والفئات هو سياسة سفر مستقلة تستند إلى المادة 24، على ألا تعطي الموظف أقل مما تنص عليه.

لا تخلط تذكرة المهمة بتذكرة الإجازة

من أكثر ما يربك سياسات السفر في الشركات السعودية أنها تجمع في وثيقة واحدة ثلاثة أنواع مختلفة من التذاكر، لكل منها أساس نظامي مختلف وطريقة معالجة مختلفة:

تذكرة الإجازة ليست حقًا نظاميًا عامًا، بل ميزة يحددها العقد، ولهذا تختلف من موظف لآخر. أما تذكرة العودة عند انتهاء العلاقة فالتزام نظامي على صاحب العمل، إلا إذا كانت عودة الموظف بسبب عدم صلاحيته للعمل أو برغبته دون سبب مشروع. وتذكرة المهمة مصروف تشغيلي تتحمله الشركة لأنها هي من طلبت السفر.

حين تُجمع الثلاث في سياسة واحدة، يبدأ الموظف في مقارنة ما لا يُقارن، كأن يطالب بدرجة سفر في إجازته مماثلة لتلك التي سافر بها في مهمة. الأوضح أن تبقى سياسة السفر مخصصة لرحلات العمل، وأن تُنظَّم تذاكر الإجازة في سياسة المزايا أو في العقود نفسها.

القرارات التي يجب أن تحسمها سياسة سفر الموظفين قبل أن يسافر أحد

١. متى تكون الرحلة مهمة عمل؟

هذا أول ما يجب أن تعرّفه، لأن كل ما بعده يترتب عليه. هل يكفي أن يخرج الموظف من مدينة مقر عمله؟ أم تحدد مسافة دنيا؟ وهل تُعامل الزيارة التي يعود منها الموظف في اليوم نفسه كمهمة تستحق بدلًا، أم يكتفى فيها بتعويض الوقود أو التذكرة؟ اكتب الإجابة صراحة، واشترط أن يصدر قرار الانتداب أو الموافقة على الرحلة قبل السفر، محددًا فيه الغرض والمدة وتاريخ المغادرة والعودة. المادة 24 نفسها تنص على أن الالتزامات تُحدد «في قرار الانتداب»، والموافقة اللاحقة تفتح بابًا للخلاف لا تحتاجه.

٢. كيف يُحسب البدل اليومي؟

النظام يلزمك بأن يكون البدل «حسب درجة العامل»، فأول ما تحتاجه جدول يربط كل درجة وظيفية بمبلغ يومي، وربما بمبلغين واحد داخل المملكة وآخر خارجها. ثم تحتاج أن تحدد بوضوح ما يغطيه هذا البدل. هل يغطي الوجبات والتنقل الداخلي، والفندق تدفعه الشركة مباشرة؟ أم يغطي كل شيء ويدبّر الموظف أموره؟ إذا لم تحدد ذلك، ستجد من يتقاضى بدلًا كاملًا ثم يقدم فواتير وجبات للتعويض عنها مرة أخرى.

والقرار الذي يغفل عنه كثيرون هو طريقة العدّ. خذ موظفًا غادر الرياض صباح الأحد وعاد مساء الأربعاء. إذا كانت سياستك تحسب البدل بالأيام، فهو يستحق أربعة أيام. وإذا كانت تحسبه بالليالي، فيستحق ثلاث ليالٍ. الفرق في رحلة واحدة ربع البدل تقريبًا، وفي ميزانية سنة كاملة من الرحلات يصبح مبلغًا يستحق أن يُقرر عن قصد. المادة 24 تقول إن احتساب النفقات يكون من وقت مغادرة العامل إلى وقت عودته، فأيًا كانت الطريقة التي تختارها، اكتبها بمثال محسوب كهذا داخل السياسة نفسها، حتى لا يفسرها كل محاسب بطريقته.

وانتبه لطبيعة البدل. البدل الذي يُصرف عن مهمة محددة، بأيامها وقرارها، تعويض عن نفقات. أما إذا تحول إلى مبلغ شهري ثابت يُصرف سواء سافر الموظف أم لم يسافر، فهو يقترب من أن يكون جزءًا من الأجر، مع ما يترتب على ذلك في حساب المستحقات. نظام العمل يعرّف الأجر الفعلي بأنه يشمل البدلات التي تتقرر للعامل بموجب العقد أو لائحة تنظيم العمل، ولم نجد نصًا يحسم وضع بدل السفر الثابت تحديدًا، لذلك الأسلم أن يبقى بدل الانتداب مرتبطًا بمهمات فعلية.

٣. من يحجز، وبأي درجة، وفي أي فندق؟

إذا كانت شركتك تحجز الطيران والفنادق مباشرة، فأنت تتحكم في السعر والدرجة، وتضمن أن تصدر الفاتورة باسم الشركة، وهذا مهم ضريبيًا كما سنرى بعد قليل. وإذا تركت الحجز للموظف ثم عوضته، فأنت تحتاج سقوفًا واضحة. حدد درجة الطيران بحسب الدرجة الوظيفية أو مدة الرحلة، وضع سقفًا لسعر الليلة في الفندق بحسب المدينة، لأن سقفًا واحدًا لكل المدن إما يضيق على الموظف في الرياض وجدة، أو يسمح بالمبالغة في غيرهما.

وسقف الفندق تحديدًا هو ما يغيب عن أغلب السياسات، ففي استطلاع GBTA نفسه، قال 28% من مديري السفر إن الإقامة في فنادق خارج السياسة من أكثر المخالفات شيوعًا، ومع ذلك لا يضع سقفًا لأسعار الفنادق إلا 30% منهم، بينما يضع 75% حدودًا للوجبات. أي أن السياسات تضبط البند الأصغر وتترك الأكبر مفتوحًا.

٤. ما الفواتير المقبولة في سياسة السفر للأعمال؟

هنا تحديدًا تخسر شركات كثيرة مالًا دون أن تنتبه. تنص إرشادات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الخاصة بخصم ضريبة المدخلات، في نسختها الصادرة في مايو 2026، على أن ضريبة القيمة المضافة على التوريد المحلي لا يخصمها إلا «العميل» في ذلك التوريد، أي الطرف الذي تعاقد مع المورد وطلب منه الخدمة، وليس الطرف الذي دفع أو استفاد منها. فإذا حجز الموظف الفندق باسمه ودفع ثم قدّم الفاتورة للتعويض، فقد تجد شركتك صعوبة في خصم الضريبة المدفوعة عليها، لأن العميل في الفاتورة هو الموظف.

لذلك اشترط في السياسة أن تصدر فواتير الإقامة والطيران الداخلي وتأجير السيارات باسم الشركة. والفاتورة الضريبية المبسطة تكفي نظامًا لإثبات الضريبة في حالات معينة، لكن إصدارها بين المنشآت مخصص للتوريدات التي تقل قيمتها عن ألف ريال، لذلك اطلب فاتورة ضريبية كاملة باسم الشركة لما يزيد على ذلك.

وهناك ثلاث نقاط أخرى يحسن أن يعرفها قسم المالية وهو يكتب هذا البند. أولًا، منذ تعديل المادة 50 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، الذي بدأ تطبيقه في أبريل 2025، لم تعد الضريبة على خدمات الضيافة وتموين الأطعمة والمشروبات قابلة للخصم إلا في حالات الالتزام النظامي بتوفيرها للموظفين في مكان العمل، وضربت الهيئة مثالًا بعشاء فريق العمل في مطعم.

أي أن ضريبة وجبات السفر غالبًا لن تُسترد. ثانيًا، الطيران الدولي خاضع لنسبة الصفر، والطيران الداخلي خاضع للنسبة الأساسية 15%. ثالثًا، الضريبة التي يدفعها الموظف في فندق خارج المملكة لا تُخصم في السعودية إطلاقًا. أما غرف الفنادق المحلية وتأجير السيارات في رحلات العمل، فالحكم فيها يحتاج رأي مستشارك الضريبي، لأن الإرشادات لا تذكرها بالاسم.

وأخيرًا، حدد مهلة لتقديم الفواتير بعد العودة، أسبوعًا أو عشرة أيام مثلًا. الفاتورة التي تُقدَّم بعد شهرين تكون قد ضاعت أو فات وقت تسجيلها في الإقرار الضريبي.

٥. كيف تُسوّى العهدة النقدية؟

العهدة، أو السلفة التي يأخذها الموظف قبل الرحلة، تحتاج ثلاثة أشياء في السياسة: سقفًا لا يتجاوز ما يُتوقع أن يستحقه الموظف من بدل ومصاريف، ومهلة واضحة لتسويتها بعد العودة، وطريقة لاسترداد ما لم يُسوَّ.

والطريقة الثالثة هي حيث تقع أكثر الأخطاء. نماذج سياسات كثيرة منشورة بالعربية تنص على أن ما لم يُسوَّ من العهدة «يُحسم من الراتب الشهري»، هكذا دون شرط. لكن المادة 92 من نظام العمل تنص على أنه «لا يجوز حسم أي مبلغ من أجور العامل لقاء حقوق خاصة دون موافقة خطية منه»، مع استثناءات محددة منها استرداد قروض صاحب العمل بما لا يزيد على 10% من الأجر، وتضع المادة 93 سقفًا لمجموع الحسومات لا يتجاوز نصف الأجر.

الحل العملي بسيط أن تضع في نموذج طلب العهدة نفسه إقرارًا يوقعه الموظف بالموافقة على حسم ما لا يسوّيه في المهلة المحددة، بدل أن تكتشف الحاجة إلى موافقته بعد أن يتعذر الحصول عليها.

٦. هل وقت السفر من ساعات العمل؟

لا يتناول نظام العمل هذا السؤال صراحة. ساعات العمل ثماني ساعات يوميًا، والعمل الإضافي يُعوَّض بأجر إضافي أو بإجازة تعويضية مدفوعة بموافقة الموظف بحسب المادة 107، لكن النظام لا يقول إن كانت ساعات الطيران أو الانتظار في المطار تدخل في ذلك. وهذا بالضبط ما يجعله قرارًا يجب أن تتخذه السياسة. أكثر الحالات إثارة للخلاف هي السفر في يوم الراحة الأسبوعية، كموظف يطير يوم السبت ليبدأ اجتماعًا صباح الأحد. هل يستحق يومًا بديلًا؟ أيًا كانت إجابتك، اكتبها ضمن سياسة سفر رحلات العمل.

٧. ماذا عن السلامة خارج المملكة؟

حين ترسل موظفًا في مهمة، فأنت مسؤول عن سلامته طوال الرحلة، وتزداد هذه المسؤولية خارج المملكة. المعيار الدولي ISO 31030 الصادر في 2021 مخصص لإدارة مخاطر سفر الأعمال، ولا تحتاج أن تطبقه بالكامل، لكن سياستك يجب أن تجيب عن أسئلته الأساسية على الأقل: من يوافق على السفر إلى وجهات عالية المخاطر، وهل لدى الموظف تأمين طبي يغطيه في البلد الذي يسافر إليه، ومن يتصل به إن حدث طارئ في منتصف الليل بتوقيت الرياض.

٨. من يوافق على الاستثناءات؟

كل سياسة ستواجه حالات لا تنطبق عليها: رحلة طارئة لم يتسع وقتها للحجز المسبق، أو فندق في حدود السقف ممتلئ بسبب مؤتمر في المدينة. والسياسة التي لا تتوقع الاستثناء تدفع الناس لمخالفتها بصمت. لذلك لازم تحدّد من يملك صلاحية الموافقة على الاستثناء، واشترط أن تُسجل الموافقة وسببها، وحدّد ما يحدث إن اضطر الموظف لتصرف عاجل دون موافقة مسبقة، كأن يُطلب منه توثيق السبب خلال يوم عمل.

لماذا لا تكفي سياسة ممتازة على الورق؟

يمكنك أن تكتب سياسة تجيب عن كل ما سبق، ثم تكتشف بعد ستة أشهر أن لا أحد يطبقها. في استطلاع GBTA، كان الحجز خارج القنوات المعتمدة أكبر مشكلة امتثال بحسب 35% من مديري السفر. والموظف لا يفعل ذلك عادة لأنه يريد المخالفة، بل لأن القناة المعتمدة أبطأ، أو لأنه لا يتذكر القاعدة حين يحتاجها.

وتزداد أهمية الضبط مع تزايد أساليب التلاعب، ففي تقرير جمعية مدققي الاحتيال المعتمدين (ACFE) لعام 2024، ظهرت أنظمة الاحتيال عبر تعويض المصاريف في 13% من حالات الاحتيال المهني المدروسة، بخسارة وسيطة بلغت 50 ألف دولار للحالة. وفي استطلاع نشرته Emburse في يونيو 2026، قال أربعة من كل عشرة موظفين أمريكيين إنهم استخدموا الذكاء الاصطناعي لإنشاء إيصالات مزيفة؛ فالإيصال الذي يُطبع ويُرفق بنموذج ورقي لم يعد دليلًا كافيًا على شيء.

ما يحدث فرقًا فعليًا أمران. الأول أن يكون للسياسة ملخص من صفحة واحدة يعرف منه الموظف ما يهمه قبل أن يسافر: الموافقة المطلوبة، وسقف الفندق، والبدل الذي يستحقه، والفواتير التي يجب أن يحضرها. والثاني أن تنتقل القواعد من الوثيقة إلى النظام الذي تُدار به الرحلة، فلا يُحجز شيء قبل الموافقة، ويُحسب البدل تلقائيًا من درجة الموظف ومدة المهمة، وتُرفق الفاتورة وقت الصرف مو بعد شهر..

وعشان كذا صمّمنا نظام إدارة رحلات العمل من جسر تُضبط السياسات بحسب القسم أو المستوى الوظيفي، وتمر الرحلة بالموافقات قبل الحجز، ثم تُسوّى المصاريف والعهد في مكان واحد.

الخلاصة

إذا كانت لديك سياسة سفر حالية، فلا تبدأ بإعادة كتابتها، اسحب تسويات آخر عشر رحلات، واكتب كل نقطة احتاجت نقاشًا أو استثناءً أو رسالة بريد إضافية بين الموظف والمحاسب. كل واحدة من هذه النقاط قرار لم تحسمه سياستك، وهذه قائمة تعديلاتك الأولى.

وإذا كنت تكتب السياسة لأول مرة، يمكنك أن تبدأ من نموذج سياسة رحلات العمل وتعويض المصاريف من جسر، ثم تمر عليه بالقرارات الواردة هنا، واحدًا واحدًا، لتتأكد أن كل واحد منها محسوم بما يناسب شركتك. ولفهم دورة الرحلة كاملة من الحجز حتى التسوية، راجع مقالنا كيف تؤتمت منشأتك إدارة سفر الموظفين وتسوية النفقات.