كيف أحدثت شركة الشمال التعليمية نقلة نوعية في كفاءة إدارة الموارد البشرية؟

التحديات قبل جسر

قبل تبني نظام جسر، واجهت شركة الشمال التعليمية عدة صعوبات تشغيلية وإدارية أعاقت الإنتاجية والنمو، منها:

• إدارة الحضور بكفاءة منخفضة: كانت عملية إدارة الحضور والانصراف تستغرق وقتاً طويلاً في المتابعة، حيث كنّا نواجه مشاكل مع أجهزة البصمة التي كانت تتعطل أحياناً.
• تعقيد المهام الروتينية: إعداد مسيرات الرواتب وإدارة طلبات الموظفين والموافقات كانت تتم يدويًا، ما تسبب في تأخير كبير وضعف الكفاءة.
• ضعف التفاعل مع الموظفين: كان من الصعب على الموظفين الوصول إلى خدمات الموارد البشرية بسهولة، مما أثر على تجربتهم العامة ورضاهم.
• التحديات القانونية: ضمان الامتثال لأنظمة العمل أثناء إدارة فريق عمل متنامٍ كان معقدًا ومكلفًا من حيث الموارد.

الحلول مع جسر

لم يكن لدينا نظام مختص لإدارة الموارد البشرية، ومعظم وقتنا كان يضيع في العمليات الروتينية ومتابعة الطلبات وتوقيع الاعتمادات. أعتقد أننا وُفّقنا في اختيار جسر الذي وفّر علينا وقت وجهد كبير جداً أتاح لنا التركيز على مهام ومشاريع أهم وأكثر تأثيراً. قدّم نظام جسر لإدارة الموارد البشرية حلولاً شاملة عالجت تحديات الشركة بفعالية، مثل:

1. إدارة الحضور والانصراف بدقة: استبدل جسر الأنظمة التقليدية بأنظمة تعتمد على تطبيق الجوال لتتبع حضور الموظفين بشكل فوري، وألغى هذا الحل الأخطاء المرتبطة بالإدخال اليدوي وضمان معالجة سريعة لبيانات الحضور في مسيرات الرواتب. كانت عملية إدارة الحضور والانصراف تأخذ وقت طويل في المتابعة والتأكّد من حضور الموظفين مع دورة مستندية ورقية طويلة، وإدخال نفس البيانات إلى مسير الرواتب ومراجعتها بشكل يدوي؛ ممّا يستغرق وقت وجهد كبيرين، الآن وفّر جسر علينا كل تلك الموارد المهدرة. إدارة الحضور والانصراف صارت أسهل بكثير الآن مع جسر، استبدلنا أنظمة الحضور القديمة ومعها أجهزة البصمة تماماً، ممّا قلّل الأخطاء بشكل كبير جداً، وربط كشوفات الحضور والانصراف مع مسيرات الرواتب فلم نعد بحاجة إلى مراجعة كل البيانات يدوياً.
2. إدارة الرواتب بسهولة كبيرة: ساعد النظام في أتمتة إعداد مسيرات الرواتب، وربطها بمنصات مالية بشكل مباشر، وعكس الخصومات الناتجة عن التأخير أو الغياب تلقائيًا، مما وفر ساعات من العمل اليدوي. يتميز جسر بمعالجة قوية جداً لموضوع الرواتب، خاصة مع ربط مسيرات الرواتب بالتأمينات الاجتماعية وغيرها من المنصات، نستطيع تفادي الأخطاء مثل أخطاء نظام حماية الأجور فوراً. قبل جسر، موضوع مسيرات الرواتب كان يأخذ وقت وجهد كبير في إعداده ومراجعته يدوياً، مع احتمالية أعلى للتأخير والخطأ، أمّا الآن الوضع اختلف فإدارة الموارد البشرية لم تعد تقريباً تشارك في هذه العملية إلّا في مرحلة الاعتماد والمراجعة.
3. مركزية إدارة الطلبات: يتم الآن تقديم طلبات الموظفين مثل الإجازات أو شهادات الرواتب أو السُلف عبر تطبيق جسر. يعمل النظام على أتمتة عملية الموافقة، مما يقلل الحاجة للأعمال الورقية والمتابعات المتكررة. نحن بيئة أكاديمية بالأصل، والموظفون يحتاجون إلى خدمات بمستوى عالٍ من الاحترافية، مع جسر، أصبح بإمكان الأساتذة وأعضاء هيئة التدريس إدارة جميع طلباتهم ومعاملاتهم من خلال التطبيق، ولم يعد الموظف بحاجة إلى التشتت في المعاملات الورقية واليدوية بين الإدارات المختلفة كالسابق، كل شيء يتم لحظياً في مكان واحد.
4. التكامل مع الأنظمة الأخرى: ميزة الربط المحاسبي مع «أودو» ساعدنا كثيراً، فنستطيع الآن معرفة مراكز التكلفة الخاصة بالموظفين، ويتيح التكامل بين النظامين مركزية أكبر في صناعة القرارات، مثلاً بمجرد إضافة الموظف على جسر الموظف الجديد يتم عمل مزامنة مع نظام أودو عند المالية. يربط جسر فريق المالية وفريق HR، كما تعرف بعض معاملات الموظفين فيها جزء إداري وجزء مالية، مثل معاملات السلف تحتاج تعاون مع المالية لتسجيلها، لكن الآن الموظف يستطيع طلب سلفة بنفسه من خلال جسر والمالية هي من تتعامل مع الموضوع إما بالقبول أو الرفض، بصراحة توفّر وقت كبير وتعزز مركزية المعاملات في المؤسسة.
5. التكامل مع المنصات الحكومية: يتيح تكامل جسر مع منصات حكومية، مثل مقيم لإدارة تصاريح الإقامة وتجديدها وغيرها من المتطلبات القانونية مباشرةً عبر النظام، مما يبسّط العمليات ويقلل الأخطاء. ساعدنا جسر على الامتثال للقوانين والأنظمة في المملكة كونه متوافق معها ومبني بتجارب محلية وفق احتياجاتنا تحديداً، فمثلاً، أي خطأ يقع على ملف الموظف يعطينا النظام تنبيه، إذا عدلت أجر موظف معين على سبيل المثال يأتي تنبيه فوري حول أثر هذا التغيير. يعني أقدر أقول قلّل نسبة الأخطاء بنسبة قد تصل إلى 100%.
6. تقارير وتحليلات متقدمة: يوفر النظام ميزات تقارير متطورة تسمح لفريق الموارد البشرية بإنتاج رؤى تفصيلية حول الحضور والرواتب وأداء الموظفين، مما يتيح اتخاذ قرارات صحيحة مبنية على بيانات دقيقة.

النتائج بعد جسر

حقّق نظام جسر لإدارة الموارد البشرية نتائج مبهرة لشركة الشمال التعليمية:

• زيادة كبيرة في الكفاءة: ارتفعت كفاءة عمليات الموارد البشرية من 40٪ إلى أكثر من 80٪، مما أتاح للفريق التركيز على أولويات إستراتيجية بدلاً من المهام الإدارية الروتينية.
• توفير الوقت في إعداد الرواتب: أصبح إعداد مسيرات الرواتب، الذي كان يستغرق أيامًا، يتم في غضون ساعات، موفرًا 100٪ من الوقت المستغرق سابقًا.
• تحسين رضا الموظفين: يتمتع الموظفون الآن بتجربة سلسة مع الموارد البشرية، بدءًا من تتبع الحضور إلى استلام كشف الرواتب، حيث أصبحت جميع العمليات مركزية وسهلة الوصول.
• ضمان الامتثال: ضمنت التنبيهات التلقائية والتكاملات التوافق المستمر مع أنظمة العمل السعودية، مما قلل من المخاطر وزاد الثقة بالنظام.