كيف قلّلت رواد للخدمات الطبية 50% من وقت إعداد مسير الرواتب؟

التحديات قبل جسر

قبل تطبيق نظام جسر، واجهتنا عدة تحديات رئيسية، كانت التعاملات تتم ورقيًا، ويضيع وقتنا وجهدنا في معالجة معاملات الموارد البشرية وليس تطوير الموارد البشرية، هذه التحديات جعلت من الضروري البحث عن نظام متكامل وذكي يمكنه إدارة جميع العمليات وتبسيطها بكفاءة وسرعة:

• إدارة طلبات الموظفين يدويًا، مما أدى إلى تأخير الاستجابات وضياع الكثير من الوقت في المهام الإدارية.
• مشكلات في إدارة الحضور والانصراف، خاصة مع تعدد الفروع ووجود مناوبات متغيرة.
• إعداد كشوف الرواتب يدويًا، مما تسبب في تأخير العمليات وزيادة نسبة الأخطاء.
• التعامل مع المستندات الورقية في إجراءات الموارد البشرية المختلفة، مما جعل العمليات أكثر تعقيدًا.
• عدم تكامل الأنظمة، حيث كان يجب تحديث المعلومات في أكثر من منصة، مما أدى إلى هدر الوقت والجهد.

الحلول مع جسر

منذ انضمام رواد إلى منظومة جسر، شهدت الشركة نقلة نوعية في إدارة الموارد البشرية من خلال أتمتة العمليات، وتحسين الكفاءة، وتبسيط الإجراءات اليومية. لم يعد الأمر مقتصرًا على تسريع العمل فحسب، بل شمل أيضًا رفع مستوى الدقة، وتحقيق الشفافية، وتعزيز رضا الموظفين.

1. أتمتة عمليات الموارد البشرية بالكامل: كان أول قرار استراتيجي اتخذته رواد هو التخلص من العمليات الورقية بشكل كامل، والاعتماد على نظام جسر لإدارة جميع الطلبات والعمليات الإدارية. فقد أصبحت طلبات الموظفين رقمية بالكامل، مما سهّل عمليات الموافقة والتتبع. كما تم أتمتة إجراءات التوظيف والترحيب بالموظفين الجدد، بحيث تُرسل رسائل الترحيب وتُجدول الاجتماعات تلقائيًا فور إضافة الموظف إلى فريقه عبر جسر. إضافةً إلى ذلك، أصبح من الممكن متابعة المستندات وتجديد العقود إلكترونيًا، مما وفّر الكثير من الوقت والجهد، وساهمت ميزة «سلسلة الموافقات» في تسريع سير العمل بشكل ملحوظ.
2. تحسين نظام الحضور والانصراف: مع تعقيد جداول المناوبات وتغيّر الشفتات باستمرار، برزت الحاجة إلى نظام مرن ودقيق لإدارة الحضور والانصراف. وقد وفّر جسر هذا الحل من خلال إمكانية تعديل الجداول الزمنية بسهولة لتلائم متطلبات العمل، وتسجيل الحضور من مواقع متعددة مما أتاح مرونة أكبر للموظفين في مختلف الفروع. كما يقوم النظام باحتساب المتغيّرات الشهرية، مثل ساعات العمل الإضافي، تلقائيًا، مما قلّل من الأخطاء في الحسابات، إضافةً إلى إصدار تقارير فورية حول التزام الموظفين بالحضور، الأمر الذي عزّز الشفافية وسهّل المتابعة. كان من الصعب علينا تنظيم الحضور بسبب اختلاف مواعيد العمل بين العيادات، ولكن مع جسر أصبح الأمر أسهل.
3. إدارة الرواتب بسلاسة ودقة: كانت عمليات إعداد الرواتب في السابق تستغرق ما بين أربعة إلى خمسة أيام، إذ كان لابد من مراجعة الحضور يدويًا والتأكد من صحة البيانات مع كل فريق ومدير. أما بعد تطبيق نظام جسر، فقد انخفضت المدة إلى يومين فقط، مع اعتماد النظام على التحقق التلقائي من صحة البيانات، مما قلّل بشكل كبير من نسبة الأخطاء. كما أتاح جسر تكاملًا مباشرًا مع التأمينات الاجتماعية، ومنصة مدد، ونظام حماية الأجور، والأنظمة المالية ذات الصلة، مع عرض تنبيهات وإشعارات فورية لضمان سهولة الامتثال ودقته.
4. تحسين تجربة الموظفين: لم تقتصر فوائد نظام جسر على تسهيل عمل الإدارة فحسب، بل امتدت لتنعكس بشكل مباشر على رضا الموظفين وتجربتهم اليومية. فقد أصبح بإمكانهم تقديم طلباتهم عبر تطبيق الجوال من أي مكان وفي أي وقت، دون الحاجة لمراجعة الإدارة شخصيًا. كما أصبحت الردود على الطلبات أسرع وأكثر شفافية، مع تبسيط كامل لعمليات الإجازات والبدلات والسلف، مما جعل تجربة الموظف أكثر سهولة وسلاسة.
5. دعم فني واستجابة سريعة: من أبرز ما ميّز تجربة رواد مع جسر هو الدعم الفني السريع والاستجابة الفعّالة التي ضمنت استمرارية العمل دون انقطاع. فقد تم تخصيص مدير حساب لمتابعة احتياجات الشركة بشكل مباشر، مع توفير تحديثات مستمرة للنظام تلبي تطلعات العملاء ومتطلباتهم. كما يتوفر فريق دعم فني على مدار الساعة لحل أي مشكلات قد تواجه الفريق. وكما عبّر أ. خالد الوصابي: «دعم جسر لعملائها يتفوق على الكل، محليًا وعالميًا، وكذلك التطوير المستمر للمنتج وسرعة تلبية احتياجات العملاء».

النتائج

تثبت النتائج التي حقّقناها في شركة رواد تأثير نظام جسر على عملنا، من ذلك:

• تقليل وقت إعداد كشوف الرواتب من 4-5 أيام إلى يومين أو يوم واحد فقط
• تحسين إدارة طلبات الموظفين وأتمتتها بعد أن كانت ورقية تأخذ وقت طويل
• دقة امتثال 100% بسبب التكامل مع الأنظمة
• ارتفع رضا الموظفين بشكل ملحوظ