كيف استطاع فطور فارس التغلب على معظم مشاكل الموارد البشرية؟

التحديات:

قبل تبني نظام جسر، واجهت شركة مطاعم فطور فارس عدة تحديات، منها:

• التوظيف كأكبر تحدٍّ: التوظيف يمثل التحدي الأكبر لإدارة الموارد البشرية، خاصة مع ازدحام المهام الأخرى، مما يجعل إدارته أمرًا صعبًا للغاية.
• تأخير المهام الأساسية: فالضغط الناتج عن المهام المتعددة يؤدي إلى تأخير العديد من المهام المتعلقة بشؤون الموظفين.
• استهلاك الوقت والجهد: بسبب كثرة الإجراءات اليدوية التي تستنزف الوقت والجهد، مما يؤثر على كفاءة الإدارة.
• التكاليف العالية: ناتج عن الاعتماد على الطباعة واستخدام كمية كبيرة من الأوراق يسبب تكلفة إضافية غير ضرورية.
• صعوبة متابعة حضور وانصراف الموظفين: بسبب التأخير في تسجيل ومراقبة أوقات الحضور والانصراف.
• صعوبة مراقبة وتقييم الأداء: حيث لا نملك الوقت لمتابعة أداء الموظفين بشكل منتظم وفعّال.
• تأخير في إعداد رواتب الموظفين: بسبب تعقيد الإجراءات المرتبطة به.
• بطء رفع ومعالجة طلبات الموظفين: مما يؤثر على رضا الموظفين.

الحلول:

بدأنا استخدام نظام جسر في عام 2017، وكانت التجربة فارقة في إدارة الموارد البشرية، خاصة في:

1. طلبات الموظفين: قبل جسر، كان طلب خطاب التعريف يستغرق من أسبوع إلى أسبوعين، أما الآن فبنقرة واحدة عبر التطبيق يُرسل الخطاب مباشرة إلى البريد الإلكتروني خلال أقل من دقيقة.
2. عدد موظفي الموارد البشرية: سابقًا كنت أحتاج في كل منطقة موظفين اثنين للموارد البشرية، أما اليوم أُدير جميع الفروع في المملكة من جدة بموظف واحد فقط، مما وفر عليّ توظيف 7 موظفين إضافيين.
3. مسير الرواتب: كنا نقضي يومين أو ثلاثة لإغلاق الرواتب باستخدام الإكسل، أما الآن فبأقل من ساعة يتم إنجازها تلقائيًا مع مطابقة البيانات مع التأمينات الاجتماعية.
4. الدعم الفني: فريق جسر يتميز بسرعة الاستجابة وحل أي مشكلة فورًا، بالإضافة إلى التحديثات المستمرة التي تلبي احتياجاتنا وتواكب متطلبات مكتب العمل.

النتائج:

بعد التحول الرقمي واختيار نظام جسر لإدارة الموارد البشرية، حققت مطاعم فطور فارس تقدمًا ملحوظًا على عدة مستويات، ومن أبرز التحسينات التي حققتها الشركة:

• انسيابية وتنظيم العمل: ساعد نظام جسر في تسهيل وتسريع جميع الإجراءات، وضمان سرعة إنجاز المهام ومرونة العمليات، مما ساهم في تنظيم العمل وتركيز الفريق على مهام واستراتيجيات أخرى داخل القسم.
• إدارة الرواتب بشكل أفضل وأسرع: في السابق، كانت عملية رفع وتدقيق الرواتب تستغرق من يومين إلى ثلاثة أيام. مع نظام جسر، أصبح بالإمكان استخراج البيانات مباشرة من النظام ورفعها دون الحاجة إلى التدقيق اليدوي أو تعبئة البيانات، مما وفر الكثير من الوقت والجهد. متابعة حضور وانصراف الموظفين بدقة وسلاسة: مع كثرة الموظفين وتعدد الفروع في مناطق مختلفة، كان ذلك يتطلب وجود شخصين من قسم الموارد البشرية على الأقل في كل منطقة. حاليًا، يتولى موظف واحد فقط المتابعة من المركز الرئيسي للشركة في جدة، مما يعكس كفاءة النظام.
• سهولة تنظيم أوقات الدوام والمناوبات: أصبحت عملية توزيع أوقات الدوام والمناوبات وتنظيم العمل خارج الدوام أكثر سهولة ومرونة بفضل نظام جسر.
• زيادة رضا لموظفين: فهذه التحسينات من جسر نتج عنها تطور وتحسين بأداء الموارد البشرية وزيادة كفاءتها، مما ساهم في تلبية احتياجات الموظفين وتعزيز رضاهم.