اتبع الخطوات الآتية من أجل كتابة سياسة الإبلاغ عن المخالفات بطريقة محكمة وشاملة:

1. راجع السياسات الأخرى للشركة ذات الصلة مثل مدونة السلوك الوظيفي وسياسة مكافحة الفساد والرشوة ..إلخ، بحيث تضمن التوافق معها وتعالج أي ثغرات موجودة.
2. حدد قنوات الإبلاغ عن المخالفات التي يستخدمها الموظف لإرسال شكواه، من أفضلها البريد الإلكتروني لأنه يضمن السرية وفي متناول الجميع.
3. صمم نموذج الإبلاغ عن مخالفة موظف، بحيث يمثل نموذجاً موحداً معد مسبقاً يتضمن الحقول الأساسية المطلوبة، مثل نوع المخالفة والتاريخ والمكان، بحيث يسهل على المبلغ ملئه.
4. حدد بوضوح مسؤوليات الأفراد المشاركين في استقبال البلاغات والتحقيق فيها، وتطرق إلى مسار الشكوى من لحظة التقدم بها إلى لحظة البت فيها، مع إطار زمني لكل خطوة.

من الأمثلة التي تعكس سياسة الإبلاغ عن المخالفات تحديد الأقسام والمناصب المسؤولة عن استقبال البلاغ مثل المشرف المباشر أو قسم الموارد البشرية أو مسؤول الأخلاقيات، ويكون الإبلاغ بصيغة مكتوبة ورقياً أو رقمياً، مع تضمينه التفاصيل والأدلة الداعمة.

ووفقاً لنموذج سياسة معالجة الشكاوى والإبلاغ عن المخالفات بالأعلى، يحاط البلاغ بالسرية وينبغي أن يقدم خلال شهر من وقوع المخالفة، كذلك من المفترض أن يجري مسؤول التحقيق تحقيقاً شاملاً خلال 5 أيام عمل، على أن ينتهي من التحقيق بالكامل خلال شهر، وينبغي أن تتعاون معه جميع الأطراف المعنية، وبعد الانتهاء من التحقيق توثق النتائج وتبلغ بشكل رسمي.

للإبلاغ عن شخص مخالف في العمل، ينبغي أولاً أن يطلع المبلغ على سياسة الإبلاغ عن المخالفات في الشركة لكي يكون البلاغ وفقاً للأسس المعتمدة من الشركة، يلي ذلك كتابة البلاغ وتوجيهه إلى الشخص المسؤول عن استقبال الشكاوى، بحيث يتضمن توضيحاً للمخالفة وتفاصيلها.

في بعض الحالات، لا يلزم أن يكون البلاغ مكتوباً، فمثلاً يمكن إعلام المسؤول أو صاحب العمل في اجتماع خاص، إلا أن البلاغ المكتوب هو أفضل طريقة لأنه يمثل إثباتاً بأن الموظف أفصح عن المخالفة التي يعرفها، سواء عبر بلاغ ورقي أو بلاغ رقمي على البريد الإلكتروني.

فيما يلي الطريقة المثالية لكتابة شكوى من أجل الإبلاغ عن المخالفين عبر البريد الإلكتروني:

• حدد المستلم وفقاً لما هو مشار إليه في سياسة معالجة شكاوى الموظفين (إدارة الموارد البشرية مثلا).
• اكتب عنواناً واضحاً ومختصراً يشير إلى طبيعة الشكوى، على سبيل المثال: شكوى بخصوص فلان حول مشكلة ...
• ابدأ بتوضيح الغرض من البلاغ مباشرة، وأنه بهدف الشكوى من أفعال موظف معين.
• تناول تفاصيل مثل: تاريخ الحادث ومكانة والحاضرين وتأثير المخالفة والأدلة.
• استخدم أسلوباً مهنياً ومحترماً في الحديث بعيداً عن كيل الاتهامات والعبارات العاطفية.
• في الأخير، اطلب رداً أو اجراءاً ينبغي من المستلم اتخاذه بخصوص بلاغك.
• اختم الرسالة بطريقة مهذبة مثل: مع خالص التقدير.

يكمن الفرق بين الإبلاغ عن مخالفة وعمل تظلم في في موضوع كل منهما، إذ يتعلق الإبلاغ عن مخالفين بالكشف عن تصرف غير قانوني أو غير أخلاقي في العمل مع ضمان الحماية للمبلغ من الانتقام أو التعسف أو الاضطهاد، أما التظلم فيتعلق بنزاع بين الموظف والشركة يستدعي إلى علاج أو حل عادل.

من بين الفروق الأخرى بين الاثنين، الجهة المسؤولة عن استقبال الشكوى، فمثلاً في حال الإبلاغ عن مخالفة غالباً ما يكون المسؤول هو جهة محايدة مثل مسؤول الأخلاقيات، بينما في حالة التظلم يتوجه الموظف إلى مشرفه المباشر.