الوضوح والتفصيل هما أساس سياسة تضارب المصالح المحكمة، لذلك احرص على ما يلي:

حدد أمثلة على تضارب المصالح في العمل المحتمل حدوثها (مالي، شخصي، الوقت، العلاقات، ..إلخ) في بيئة العمل.

صف كيف يحدث تضارب المصالح في كل حالة شارحاً طبيعة العلاقة، وأسماء الأطراف المعنية، وكيف تتطور الحالة لتشكل تضارب فعلي في المصالح.

اشرح كيف يؤثر تضارب المصالح على اتخاذ القرار أو مصلحة الشركة، وتناول ما الذي ينبغي عمله من أجل إدارة تضارب المصالح سواء لتخفيفه أو تحييده.

تضارب المصالح في الشركات هو حالة يكون فيها للموظف مصالح متعددة، وتؤدي خدمة مصلحة واحدة إلى الإضرار بمصلحة أخرى، ويقصد بها في الإدارة إضرار المصالح الشخصية والمكاسب المالية أو أي عوامل أخرى لأحد العاملين في الشركة بحكمه أو قراراته أو أفعاله في دوره الوظيفي، أي أنه أحد أشكال صدام الولاءات والالتزامات الشخصية والمهنية، وغالباً ما يؤدي افتقار الموضوعية في القرار إلى الإضرار بالشركة.

من أبرز الأمثلة التي توضح سياسة تضارب المصالح في العمل، تلقي الموظف هدايا من طرف ثالث يقوم بمعاملة مع الشركة ويكون الموظف ممثلاً عن الشركة في إتمام المعاملة، في هذه الحالة قد تؤثر الهدايا على قرار الموظف، وبالتالي تنص السياسة على اقتصار الهدايا التي يمكن قبولها على الهدايا الرمزية، وفي حال كانت قيمة الهدية كبيرة يجب على الموظف إبلاغ الإدارة بها.

يأخذ تضارب المصالح أشكالًا مختلفة، من أشهرها:

تضارب المصالح المالية: يكون عندما تؤثر المكاسب المالية الشخصية على القرارات المهنية، مثل حصول المستشار المالي على رشوة.

تضارب مصالح العلاقات: يعني العلاقات الشخصية كالأقارب والأصدقاء التي تؤثر على القرارات المهنية، مثل تفضيل المدير لأحد أقاربه في قرار الترقية.

تضارب المصالح المهني: يعني الواجبات الوظيفية المتنافسة أو الولاءات التي تعيق الحياد، مثل المسوق الذي يعمل لصالح شركتين متنافستين.

تضارب المصالح في الوقت: هو تقسيم الانتباه بسبب الالتزام بأدوار متعددة مما يؤثر على الفعالية ، مثل موظف يعمل في شركتين.

يتضمن إقرار تضارب المصالح إعلاناً عن أي مصلحة شخصية أو مهنية أو مالية قد تتعارض مع مسؤوليات العمل أو مصالح الشركة، ويتضمن الأقسام الآتية:

إقرار من الموظف بالاطلاع على وثيقة سياسة عدم تضارب المصالح وفهمها جيداً، وتقديمه بلاغاً عن وجود تضارب مصالح محتمل.

شرح تفاصيل حالة تضارب المصالح المحتملة.

إرفاق أي مستندات تثبت الحالة.

إقرار بالمسارعة بإبلاغ الإدارة فوراً عند وقوع أي حدث يمكن أن يصنع تضارباً في المصالح.

تاريخ الإقرار، وتوقيع الموظف، ودوره الوظيفي.