بطاقة الشركات هي أداة مالية مخصصة للموظفين لتسهيل إجراء المشتريات ذات الصلة بالعمل، وتتحمل الشركة مسؤولية سداد الرصيد المستحق على البطاقة بدلاً من الموظف.

تقدم بطاقة الشركة مزايا لكل من الموظف والشركة، فالبنسبة للموظف توفر عليه عناء طلب الدفع وانتظار الموافقة عليه من المسؤولين، وبالنسبة للشركة تجعل عملية إدارة النفقات وتتبعها أكثر سهولة وسرعة.

توجد العديد من الأغراض التي يمكن استخدام بطاقة الشركة فيها، مثل شراء مستلزمات العمل من منتجات ومعدات وأدوات مكتبية، بالإضافة إلى تغطية نفقات السفر والإقامة والمشاركة في المؤتمرات، مثل تذاكر السفر ورسوم التأشيرة وخدمات المطار، فضلاً عن شراء الوجبات وسداد رسوم وسائل المواصلات.

توجد فروقات واضحة بين بطاقة الشركة والبطاقات الشخصية، إذ تصدر بطاقة الشركة بناء على كفاءة الموقف المالي للشركة وليس الائتمان الشخصي لمالكها، ما يحمي أموال المالكين، كما أن كل موظف يحصل على بطاقة تحمل اسم الشركة، وترتبط النفقات لجميع البطاقات بالحساب الخاص بالشركة.

بالإضافة إلى ما سبق، تتمتع بطاقة الشركة بخصائص تحكم وتتبع متقدمة، تجعل من السهل ضبط حدود الإنفاق والاستخدامات المصرح بها وتصنيف النفقات آليا بالإضافة إلى تتبع لحظي للمعاملات.

تتوزع مسؤولية بطاقة الشركة على أكثر من طرف لكل منهم الجانب الخاص به، فمثلاً مسؤولية منح البطاقة تتحملها الإدارة المالية، ثم تنتقل مسؤولية الحفظ والحماية إلى الموظف بمجرد استلامه البطاقة بالإضافة إلى مسؤولية الالتزام ببنود سياسة بطاقة الشركة وإدارة المصاريف، وفي حال فقدانها أو سرقتها يتحمل الموظف كافة العمليات التي تمت حتى لحظة الإبلاغ عن الحادث، أما مسؤولية سداد الرصيد والرسوم فتقع على عاتق الشركة نفسها.

توجد أكثر من طريقة لتنشيط بطاقة الشركة بناء على الخيارات التي يقدمها المصرف الصادرة عنه، فمثلاً يمكن تنشيط البطاقة عبر ماكينة الصراف الآلي الخاصة بالمصرف، وذلك بإدخال البطاقة إلى الماكينة واتباع تعليمات التفعيل التي تظهر على الشاشة حتى إنشاء كلمة المرور الخاصة بحامل البطاقة.

من الطرق الأخرى، تنشيط البطاقة عبر الإنترنت من خلال الخدمات المصرفية الرقمية سواء على الجوال أو الحاسوب، إذ يسجل الموظف دخوله ثم يختار خدمة تفعيل البطاقات، ثم يتبع تعليمات إنشاء كلمة المرور، بالإضافة إلى ما سبق، يمكن تنشيط البطاقة عبر الهاتف عن طريق الاتصال برقم مخصص لخدمة العملاء واتباع تعليمات الرد الآلي أو مكالمة أحد ممثلي خدمة العملاء.